Directiesecretaresse

Functieomschrijving

Als directiesecretaresse ondersteun je de directeur van het SCP. Ben jij een expert in agendabeheer, werk je proactief en behoud je moeiteloos het overzicht in drukke situaties en ontzorg je graag? Lees dan verder.

Je zorgt ervoor dat de dag van de directeur vlekkeloos verloopt, dat de afspraken zijn ingepland en de stukken ter voorbereiding op orde zijn. Je beheert de complexe agenda volledig zelfstandig en brengt hierin structuur aan, prioriteert afspraken en handelt vragen, agendaverzoeken en e-mails zoveel mogelijk zelfstandig af. Naast het agendabeheer speel je een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen. Je plant in- en externe bijeenkomsten, inclusief vergaderfaciliteiten, catering en aanmelden van bezoekers. Je bent intensief betrokken bij de (digitale) voorbereiding van overleggen en hebt verschillende ondersteunende taken. Je bewaakt afspraken en zorgt waar nodig voor herinneringen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de directeur te ondersteunen en te ontzorgen.

Functie-eisen

• Je hebt ruime ervaring met het coördineren van processen.
• Je hebt ruime ervaring met managementondersteuning; secretaresseopleiding is een pré.
• Je beheerst het MS Office pakket goed (Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint)
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pré

Herken jij jezelf hierin?

• Je bent zelfstandig en proactief.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en kan snel schakelen tussen verschillende taken.
• Je bent klantgericht en betrokken.
• Je bent sociaal en kunt goed samenwerken.
• Je bent stressbestendig en flexibel
• Je bent bereid jezelf verder te ontwikkelen en staat open voor verandering.
• Je levert de afgesproken resultaten op het afgesproken moment.
• Je bent nauwkeurig
• Je onderneemt gerichte acties om je doelen te behalen.
• Je bent je bewust van het belang van je eigen aandeel in het grotere geheel.
• Je laat andere mogelijkheden zien als dat nodig is.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 8
• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: 1 jaar

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden;
• Wij streven ernaar om de eerste interviews te voeren. Houd je hier alvast rekening mee?