Secretaris & adviseur cio-office

Functieomschrijving

Het Nederlands Forensisch Instituut in Den Haag (NFI) levert kwalitatief hoogwaardige forensische diensten. Een toekomstvast en wendbaar IV-landschap is daarbij een belangrijke randvoorwaarde. Het CIO-office regisseert en organiseert de vraaggestuurde ontwikkeling van het IV-landschap. Als secretaris & adviseur CIO-office ben je de spin in het web binnen het CIO-office. In ons team krijg jij heel afwisselend werk, waarbij je snel schakelt tussen de CIO onderwerpen èn met zowel business als IV-collega's.

Jij bent een proactieve secretaris en adviseur, zowel op het gebied van managementondersteuning, beleidsvoorbereiding en IV- en bedrijfsvoeringsprocessen. Een verbinder met concrete ervaring in planning en organiserend vermogen van divisiebrede en -overstijgende onderwerpen. Deze ervaring zet je graag in voor de verdere ontwikkeling van het CIO-office binnen het NFI en daarbuiten met de keten.

Als secretaris & adviseur CIO-office maak je deel uit van team IT-Monitoring en Security (ITM&S), onderdeel van de divisie CIO. Samen met je CIO-collega's zorg je dat business en IV op elkaar afgestemd blijven, nu en in de toekomst. Dit doen we via strategie, kaders en monitoring. We dragen bij aan een toekomstbestendig, vernieuwend en innovatief NFI. De organisatie is daarom continu in ontwikkeling, waarbij taken bij voortschrijdend inzicht kunnen worden bijgesteld.

Het is jouw taak om je collega's binnen het CIO-office te faciliteren en te adviseren over IV- en bedrijfsvoeringsprocessen. Je biedt ondersteuning en je adviseert het MT IV, Team Business Informatie & Innovatie (BI&I), Team IT Monitoring & Security (ITM&S), de Portfolio Board en op verzoek andere business- en IV-teams. In de praktijk werk je nauw samen met je collega's van team BI&I, team ITM&S en de collega's in de productteams. Je bent een centraal aanspreekpunt en een gesprekspartner voor collega's in de divisie CIO en daarbuiten. Je hebt een heldere manier van communiceren, bent klantgericht en kan waar nodig ook tegenspraak bieden. Je bent je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het managementteam, coördineren van projecten, onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders, opstellen van (complexe) documenten en presentaties en het organiseren van (inter)nationale evenementen.

Als secretaris & adviseur CIO-office zijn je belangrijkste taken:

• Managementondersteunende, administratieve en coördinerende taken: Je plant, organiseert, notuleert en neemt deel aan het CIO-overleg, het MT-IV en de Portfolio Board. Je beheert het documentatiecentrum. Je ondersteunt de collega's van team BI&I bij het schrijven van CIO-adviezen. Je organiseert de communicatie en PR vanuit de CIO-office.
• Beleidsvoorbereidende taken: Je coördineert de stukkenstroom naar en vanuit MT NFI, CIO-overleggen, het MT-IV, de Portfolioboard en zorgt ervoor dat die soepel verloopt. Je bent een vraagbaak en sparringpartner voor alle collega's die stukken willen indienen ter advisering of besluitvorming. Je toetst stukken die bij CIO-verleggen, het MT-IV en de Portfolio Board worden ingebracht op kwaliteit en congruentie met onder meer het IV-voortbrengingproces en het portfolioproces, het IV-meerjarenplan en de i-Strategie. Je zoekt de samenwerking met collega adviseurs binnen de CIO-office, de directie en divisie teams.
• Adviserende en coördinerende taken: Je adviseert gevraagd en ongevraagd de CIO, CDO, CTO en IV-adviseurs, de CIO- en IV-teamleiders en Product Owner en de leden van het CIO-overleg, het MT IV en de Portfolioboard over inhoud en proces van beleids- en besluitvorming. Je ondersteunt de CIO bij het controleren van IT-projecten, door taken te delegeren, deadlines te bewaken en voortgangsrapporten op te stellen.

Functie-eisen

• Je hebt wo werk- en denkniveau;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt kennis van en ervaring met het coördineren van bedrijfsvoering processen (OR, HR, inkoop, huisvesting en facilitair) binnen de Rijksoverheid.

Competenties: Houding, persoonlijkheid en omgevingssensitiviteit van de kandidaat passen bij de organisatie en het team waarin hij/zij werkzaam zal zijn:

• Omgevingsbewust;
• Plannen en organiseren;
• Analyseren;
• Samenwerken;
• Omgevingsbewustzijn;
• Voortgangscontrole;
• Zelfontwikkeling.

Wat vinden wij nog meer belangrijk: De ideale kandidaat heeft minimaal vijf jaar relevante werkervaring en gedegen kennis van projectmanagement, met name Agile methoden, zoals Scrum, KanBan en SAFe. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, je bent in staat zijn om complexe informatie helder over te brengen aan diverse stakeholders en kunt adviseren op verschillende niveaus.

Je neemt graag eigen verantwoordelijkheid en gaat zelfstandig en proactief te werk. Je legt graag de verbinding met collega's. Je kunt effectief communiceren op verschillende niveaus met verschillende doelgroepen. Wij vinden het belangrijk dat binnen het team, naast ieder zijn specialisatie, iedereen ook de algemene taken op kan pakken. Daarnaast heb je blijvende interesse in vernieuwingen op je vakgebied en houd je de actualiteiten actief bij.

Ervaring met het organiseren en faciliteren van (inter)nationale overleggen en workshops is een pluspunt. Verder verwachten we dat je klant- en resultaatgericht bent, goed kan samenwerken in een team, gestructureerd en georganiseerd te werk gaat en stressbestendig bent. Kennis van forensische processen is een pre.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.

Bijzonderheden