Managementondersteuner

Ambieer je een baan bij een directie in opbouw met de focus op urgente maatschappelijk opgaven? Een functie waarin je je werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan op de functie van managementondersteuner bij de directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling (GVO) van het Rijksvastgoedbedrijf.

In deze functie zorg je ervoor dat de managers van de directie GVO worden ontzorgd op administratief en secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met 3 collega managementondersteuners, het visitekaartje van de directie. Binnen het secretariaat hebben jullie je eigen verantwoordelijkheden en takenpakket. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Samen vormen jullie het secretariaat voor de directeur, programmadirecteuren en managers van de directie GVO. Je kunt rekenen op een afwisselend en interessant takenpakket. Je biedt ondersteuning op de volgende vlakken:

• Je verzorgt ondersteuning op administratief en secretarieel gebied, denk aan planning van agenda's en organiseren van vergaderingen
• Je werkt nauw samen met je collega's. Je weet wat er breed binnen de directie gebeurt en beheert informatie daarover
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers en denkt waar nodig met hen mee. Je bent de vaste ondersteuner van één of meerdere managers of programmadirecteuren.
• Je bent contactpersoon voor ICT (aan)vragen, HR, inkoop en facilitaire werkzaamheden voor de hele directie.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het agendabeheer. Je plant vergaderingen, maakt afspraken en je houdt rekening met prioriteiten. Van alle managers ken je hun wensen, zoals; hoeveel voorbereidingstijd ze nodig hebben voor een vergadering, of je gesprekken kort na elkaar kunt plannen en hoe ze naar afspraken buiten de deur reizen. Met die kennis zorg je dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn. En maak je bijvoorbeeld een reisschema. Ook heb je aan globale aanwijzingen genoeg om correspondentie en binnenkomende telefoongesprekken af te handelen.

Je organiseert ook vergaderingen, zowel live als digitaal. Het kan gaan om een meeting met tien mensen, maar ook met vijftig. Jij zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij/zij moet zijn of hoe hij/zij op tijd kan inloggen voor deelname. Gaat het om een fysieke bijeenkomst, dan regel je in- of extern een geschikte vergaderzaal met de benodigde faciliteiten en verstuur je de uitnodigingen en routebeschrijvingen.

Als managementondersteuner ben je de spin-in-het-web en weet je wat er in de afdeling van de managers en je eigen afdeling speelt. Is er bijv. Iemand langdurig ziek of iemand heeft privé wat leuks meegemaakt dan regel jij een bloemetje of presentje. Voor de medewerkers heb je een vertrouwd luisterend oor. Signaleer je dat iemand het moeilijk heeft of ergens mee zit? Dan breng je dat onder de aandacht van de manager. Eventueel adviseer je om tijd vrij te maken voor een gesprek. Kortom: in deze super gevarieerde job ben je samen met je collega's een belangrijke schakel tussen de managers, de afdelingen en stakeholders in projecten.