Project Assistent

por. SRQ142428

Port of Rotterdam 

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame 'Port of Rotterdam', die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Functiebeschrijving

Beschrijving afdeling
Je gaat werken op de afdeling Support (SUP), onderdeel van de afdeling Port Development (PD).  Op de afdeling Port Development werken we aan  projecten in en rondom de haven, waarbij de ontwikkeling van een veilige, slimme en duurzame haven centraal staat.

Opdracht beschrijving/belangrijkste werkzaamheden
Wij zoeken een vrolijke en energieke ondersteuner, die het leuk vindt om zich bezig te houden met een breed scala aan administratieve en organiserende taken in een dynamische omgeving. Enerzijds ben je onderdeel van verschillende projectteams, bestaande uit o.a. Een projectmanager, een engineer en een projectbeheerser. Anderzijds ben je onderdeel van de afdeling Support, een vaste basis waar men op elkaar terug kan vallen bij werkdruk en verlof. Collegialiteit en onderlinge samenwerking vinden we binnen dit team belangrijk.   

De volgende activiteiten behoren tot je reguliere werkzaamheden en worden zelfstandig uitgevoerd, je: 

• toetst of inkoopaanvragen passen binnen vastgestelde richtlijnen en afgesloten inkoopcontracten;
• verwerkt inkoopopdrachten en zorgt voor de juiste communicatie hiervan richting de leverancier;
• administreert en begeleidt het facturatieproces;
• bent verantwoordelijk voor een accurate Digitale Project Omgeving (projectdossier);
• faciliteert de projectteam overleggen en zorgt indien nodig voor verslaglegging;
• draagt bij aan de communicatie richting de afdeling of projectteams, wat concreet betekent dat je gesprekspartner bent voor diverse interne afdelingen;
• draagt bij aan het organiseren en regelen van project gerelateerde evenementen.

De mogelijkheid bestaat dat je incidenteel ook op project locatie aanwezig moet zijn, echter verricht je in de basis je werkzaamheden op kantoor, locatie WPC aan de Wilhelminakade te Rotterdam.

 Functie eisen

De volgende competenties / kenmerken worden gewaardeerd:

• Accuraat en gericht op het bieden en leveren van kwaliteit, waarbij je overzicht weet te behouden en knelpunten signaleert
• Kritische werkhouding op het proces 
• Communicatief sterk, open en transparant
• Goed overzicht kunnen bewaren en prioriteren (je laat je niet snel gek maken)
• Oplossingsgericht: creatief denken en handelen
• Neemt initiatief en stelt zich flexibel op
• Organiserend vermogen

Specifieke kennis

• Goede beheersing van de Nederlandse taal. Engels is een pré.
• Ervaring met projectmatig werken
• Financiële ervaring, waarbij kennis van SAP gewaardeerd wordt.
• Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren
• SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams

Arbeidsvoorwaarden

Als onderdeel van het tegengaan van ondermijning en het waarborgen van de integriteit en veiligheid van iedereen die bij en voor het Havenbedrijf Rotterdam werkzaam is, voert het Havenbedrijf een integriteitsonderzoek en online screening uit.
Deze maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf na gunning van de opdracht deze screening uit.

Eisen

• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met projectmatig werken.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Goede beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Kandidaat heeft aantoonbare secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Sharepoint en Microsoft Office365 pakket (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams).
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het werken met SAP R3 of SAP 4Hana
• Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op 16 januari.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met projectmatig werken.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Goede beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Kandidaat heeft aantoonbare secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Sharepoint en Microsoft Office365 pakket (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams).
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het werken met SAP R3 of SAP 4Hana
• Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op 16 januari.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen