Managementondersteuner directie

Functieomschrijving

Jij wordt gebeld als er iets geregeld of georganiseerd moet worden. Collega's weten dat jij zaken voor elkaar krijgt en dat je van structuur en overzicht houdt. Ze hebben alle vertrouwen in jou. Want jij denkt aan zaken en details die anderen wel eens vergeten! Klinkt dit jou bekend? Lees dan verder, want bij de directie Maatschappelijke Ondersteuning (DMO) bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport verwelkomen we graag een nieuwe collega bij ons secretariaat.

Van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 tot de aanpak van dakloosheid, huiselijk geweld en eenzaamheid. De Directie Maatschappelijke Ondersteuning (DMO) werkt aan thema's die veel burgers in Nederland raken. Als managementondersteuner speel jij een onmisbare rol. Jij bent de rots in de branding die structuur brengt in een dynamische werkomgeving vol afspraken, bijeenkomsten en uitdagingen. Dankzij jouw organisatietalent en oog voor detail loopt alles op rolletjes.

Wat ga je doen als managementondersteuner directie?

Geen dag is hetzelfde en juist dat maakt de functie zo divers en uitdagend - Sabrina, directiesecretaris

"Je bent een echte spin in het web met de touwtjes in handen" - Yara, management ondersteuner

Als rechterhand van de directeur Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) zorg je ervoor dat de dag vlekkeloos en efficiënt verloopt en zorg je voor rust in de alledaagse hectiek. De drukke agenda beheer je tot in de puntjes waarbij je snel kan schakelen bij onverwachte veranderingen. Bij het maken van afspraken verzamel je alle relevante informatie en zorg je voor tijdige en accurate voorbereiding van de vergaderstukken. Hierbij onderhoud je goed en nauw contact met zowel de interne- als externe partijen, waaronder het secretariaat van de andere directies, DG en bewindspersonen.

Jij zorgt ervoor dat de documentenstroom binnen onze directie soepel verloopt. Met jouw proactieve houding neem je zelf het initiatief om de mailbox regelmatig te checken op belangrijke berichten en urgente acties. Ook beheer je de mailbox van de directeur.

Puzzelen met complexe agenda's is jouw tweede natuur, wat betekent dat er gedurende de dag regelmatig nieuwe afspraken en verzoeken binnenstromen. Jij schakelt hier moeiteloos op in en brengt orde in de agenda's.

Je komt te werken in een team van 5 managementondersteuners, jullie vormen een collegiaal secretariaat. Jullie verdelen de werkzaamheden, helpen elkaar waar nodig en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Je bent breed inzetbaar en zorgt mede voor een goed draaiend secretariaat dat de directie op alle mogelijke manieren ontzorgt.

Functie-eisen

• Mbo+ werk- en denkniveau;
• Ervaring met managementondersteuning en complex agendabeheer in een grote organisatie, bijvoorbeeld als managementassistent, -ondersteuner of medewerker secretariaat;
• Ervaring met digitale processen en systemen voor planning en documentmanagement of archivering en bij voorkeur ook met Word, Ibabs, Outlook en Webex en de bereidheid om je de VWS-specifieke systemen eigen te maken.

Midden in de dynamiek van managementondersteuning voel jij je op je plek. Jij bent degene die rust en orde brengt op de afdeling. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Je verstuurt documenten met zorg en precisie. Flexibel en veerkrachtig als je bent, sta je stevig in je schoenen en durf je je uit te spreken naar de directeur en de MT-leden.

Jij bent een geboren organisator. Prioriteiten stellen en 'nee' zeggen, waar nodig, gaat je goed af. Je combineert integriteit en dienstbaarheid met een toegankelijke en collegiale instelling. Werken in een politiek-bestuurlijke omgeving? Daar draai jij je hand niet voor om. Heb je tot slot affiniteit met de onderwerpen van het ministerie van VWS of een politieke omgeving? Dan is dat een mooie aanvulling! Samenwerken is voor jou net zo natuurlijk als ademhalen, en het vervullen van dienstverlenende en ondersteunende taken geeft je energie en voldoening. Met jouw combinatie van vaardigheden en mindset maak jij echt het verschil.

Bijzonderheden

Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan. We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen.

Het werving- en selectieproces ziet er als volgt uit:

• Wanneer we een match zien op papier, nodigen we jou uit voor een eerste gesprek. Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken in week 4 en in week 5 worden gepland;
• Loopt dit gesprek van beide kanten positief? Dan nemen we contact met je op voor een 2e gesprek. De 2e gesprekken worden gepland in week 5 en in week 6.
• Loopt dit gesprek ook van beide kanten positief, dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.