Ondersteunend medewerker protocol

Wil jij werken in de "champions league" op protocollair gebied in Nederland? Hou jij van de dynamiek van een politieke werkomgeving? Ben je representatief, een pietje precies en een kei in planmatig werken? Dat klinkt alvast als een uitstekende basis voor de functie van ondersteunend medewerker protocol bij de Eerste Kamer!

Een eerste hoofdtaak is de brede ondersteuning van events die door de Eerste Kamer worden georganiseerd. Je kan denken aan een Kerstreceptie voor alle Kamerleden of de ontvangst van staatshoofden die bij een bezoek aan Nederland meestal ook de Eerste Kamer bezoeken. Jij zorgt er samen met jouw protocolcollega's voor dat de ontvangst van alle gasten goed verloopt.

Een ander jaarlijks hoogtepunt is de organisatie van Prinsjesdag. In jouw rol bied je voor al deze events zowel administratieve als organisatorische ondersteuning. Je beheert verschillende databases, verzorgt de correspondentie met genodigden en samenwerkingspartijen, vraagt offertes op en checkt facturen, plant afspraken in, houdt draaiboeken actueel en informeert interne collega's over de evenementen die op stapel staan.

Een andere taak betreft werkbezoeken van onze Voorzitter en Griffier. Vanuit hun rol hebben zij regelmatig zowel binnenlandse als buitenlandse verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het deelnemen aan Nationale Herdenkingen. Jij zorgt er samen met je collega's voor dat het praktische regelwerk rond deze bezoeken op een strakke manier is georganiseerd.

Een laatste rol is die van "vliegende keep" bij werkzaamheden binnen of buiten je team. Je kan bijvoorbeeld worden ingezet bij organisatiebrede projecten of je helpt je collega's van woordvoering bij de begeleiding van journalisten. Ook ben je de vaste achtervang voor het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier. Niet alleen leerzaam, maar je leert ook de rest van de organisatie goed kennen.

Functie-eisen

Als ondersteunend medewerker bij de Eerste Kamer ben je in de kern servicegericht, én kan je uitstekend plannen en organiseren. Je vindt het daarbij leuk om samen te werken met een grote diversiteit aan interne collega's. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en (on)geschreven regels. Wat betreft competenties ben je nauwkeurig, kan je goed structuur aanbrengen en schakel je eenvoudig tussen verschillende taken/personen. Verder heb je:

• MBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in hospitality, waarbij protocollaire affiniteit een pré is;
• Soepele beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal;
• Representatieve en proactieve houding en gestructureerde aanpakmentaliteit;
• Goed gevoel voor applicaties als Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, etc.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je gaat aan de slag bij de directie Organisatie. Binnen deze directie werken ongeveer vijftig collega's iedere dag samen om het primaire proces in de Kamer optimaal te ondersteunen. Een heel diverse club met een servicegerichte mentaliteit. Van ICT-collega tot bode en van speechschrijver tot postkamermedewerker; iedereen draagt een steentje bij.