Standplaats: ALMKERK
Duur: 13-01-2025 - 30-06-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 03-01-2025
Wat ga je doen?
Als kwartiermaker ben je verantwoordelijk voor de opzet en doorontwikkeling
van het Bedrijfsbureau binnen het team Buitendienst. Je richt processen in,
optimaliseert werkstromen en zorgt voor een goede samenwerking tussen de
Buitendienst en andere betrokken teams. Hierbij ligt de focus op het
duurzaam organiseren van planning, werkvoorbereiding, voor- en
nacalculatie, dataverzameling en -analyse, budgetbeheer, en
inkoopprocessen.
Je werkzaamheden omvatten:
• Het door ontwikkelen van het Bedrijfsbureau naar een professioneel
en volwaardig onderdeel van de Buitendienst.
• Het opzetten en implementeren van werkprocessen, inclusief
voorraadbeheer, machine- en wagenparkbeheer, planning en
kwaliteitscontrole.
• Het selecteren en implementeren van geschikte software voor
processen zoals urenregistratie, voorraadbeheer en toegangscontrole.
• Het ontwikkelen van een proces om uitgaven nauwkeurig bij te houden
en te koppelen aan de begroting, met heldere dashboards en
rapportages.
• Het stroomlijnen van het inkoopproces, van behoeftebepaling tot
factuurafhandeling, in lijn met gemeentelijke procedures.
• Het ondersteunen van gebiedsbeheerders bij het opstellen van
planningen, werkorders, financiële overzichten en
informatievoorziening.
• Het opstellen van een functiebeschrijving voor het Bedrijfsbureau en
zorgen voor de invulling van de benodigde rollen in samenwerking met
HR.
• Het bevorderen van een soepele samenwerking tussen teams en het
opstellen van duidelijke afspraken over rollen en
verantwoordelijkheden.
• Het implementeren van een rapportagestructuur die inzicht geeft in
de financiële en operationele bedrijfsvoering van het
Bedrijfsbureau.
Welke resultaat lever je op? (opdracht!)
Binnen zes maanden is het Bedrijfsbureau operationeel en functioneert het
als een professioneel onderdeel van het team Buitendienst. Het
Bedrijfsbureau:
• Heeft processen ingericht die uitgaven nauwkeurig registreren en
koppelen aan de begroting.
• Beheert een effectief urenregistratiesysteem dat volledig
geïntegreerd is met de begroting en werkstromen.
• Beschikt over een efficiënt financieel inkoopproces, van inkooporder
tot factuurafhandeling.
• Levert tijdige en duidelijke rapportages en dashboards die inzicht
bieden in uitgaven, werkvoorraad, en operationele processen.
• Heeft een bezetting met de juiste omvang en competenties, afgestemd
op de taken en workload.
• Is volledig voorbereid om de taken over te dragen aan het nieuwe
hoofd Bedrijfsbureau, met kennisoverdracht en een solide basis voor
verdere groei.
Wie ben je?
Je bent een ervaren, resultaatgerichte professional met een sterke
achtergrond in verandermanagement en procesoptimalisatie, bij voorkeur
binnen de publieke sector. Je hebt ervaring met het verbinden van teams en
afdelingen, het stroomlijnen van werkprocessen en het begeleiden van
veranderingen in complexe organisaties. Met jouw pragmatische,
communicatieve en verbindende werkstijl weet je draagvlak te creëren en
teams te motiveren. Je hebt ervaring met zowel strategisch als operationeel
denken en hebt een visie op de langetermijnontwikkeling van teams. Je bent
stressbestendig, proactief en kunt goed samenwerken met diverse
stakeholders.
Functie-eisen:
Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Deze dient z.s.m. aangevraagd te worden door de leverancier na gunning ban de opdracht. Pas wanneer de VOG in bezit is kan gestart worden met de opdracht.
Op basis van het volgende profiel dient de VOG aangevraagd te worden:
-Algemeen screeningsprofiel
-Risicogebieden : 1,4,
-Functieaspecten : 11,12,41
Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG.
Kandidaat beschikt over een eigen telefoon en laptop.
Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal WO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft recente ervaring met het stroomlijnen van bedrijfsvoering binnen gemeentelijke organisaties. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief.
(Tarief is inclusief de fee (2,5%), de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen.)
In uitzonderlijke gevallen worden dienstreizen vergoed.
Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft ervaring met procesoptimalisatie en digitalisering. Dit moet blijken uit het CV.
Wensen:
Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als verandermanager binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als projectleider openbare ruimte binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft ervaring met werken met financiële processen en P&C-cyclus van een gemeente. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft kennis van integraal beheer openbare ruimte (IBOR). Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft ervaring met het opzetten van bedrijfsbureaus. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft ervaring met het selecteren en implementeren van softwareoplossingen zoals planning tools, urenregistratiesystemen en contractbeheersoftware. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat heeft ervaring met verandermanagement in een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
Kandidaat past binnen het team. Dit moet blijken uit het gesprek.
Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek.
Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.
Kandidaat beschikt over organisatiesensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.
Kandidaat kan aantonen dat hij procesmatig kan werken. Hij kan hier voorbeelden van geven tijdens het gesprek.