Medewerker Bestuurssecretariaat/ Kabinetsmedewerker

ft. 19498

Gemeente Krimpen aan den IJssel 

Organisatie
Krimpen aan den IJssel is een ondernemende gemeente die graag vooruit denkt en doet. Met zo'n 180 medewerkers zorgen we voor een gemeente waar het fijn wonen, werken en leven is. Onze organisatie is continu in beweging. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. De organisatie is verdeeld in 25 thuisteams die gevormd zijn rondom inhoudelijke thema's. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. 

Opdracht
Als medewerker bestuurssecretariaat/ kabinetsmedewerker werk je samen met je collega's aan secretariële en ondersteunende taken. Dit doe je voor het college van burgemeester en wethouders.

Je werkt in eerste instantie voor de burgemeester en kabinetszaken en daarnaast ben je ook inzetbaar voor de  wethouders. Dit houdt dus in dat je flexibel inzetbaar bent bij meerdere bestuurders. Verder ben jij een teamspeler waar jouw collega's op kunnen rekenen en draag je bij aan een efficiënt bestuurssecretariaat!

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda's, organiseren van in- en externe afspraken en deze voorbereiden;
• Je beheert documenten en de informatievoorziening binnen de organisatie (we werken met o.a. Notubiz, Djuma, TopDesk en Perfect View);
• Je draagt zorg voor het afhandelen van correspondentie;
• Je bent de contactpersoon van interne en externe contacten en fungeert als eerste aanspreekpunt;
• Je zorgt voor ontvangst en begeleiding van gasten;
• Kabinetszaken met o.a. Aanvragen Koninklijke onderscheidingen, jubilea, organisatie veteranenbijeenkomst;
• Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op de vrijdagen (in ieder geval in  de ochtend). De overige dagen en uren bespreken we in overleg.

Houd er rekening mee dat de functie tijdelijk voor 32 uur per week is in verband met ziekte binnen het team. De duur ervan is niet bekend. Hierna zal de functie teruggezet worden naar 16-24 uur per week.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Kabinetszaken in de afgelopen 5 jaar. (benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan);
2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van managementassistent of directiesecretaresse;
3. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie;
4. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf;
5. Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week;
6. Beschikbaar om fysiek op locatie aanwezig te zijn gedurende de opdracht, in ieder geval op vrijdag;
7. 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. IPad.

Gunningscriteria te beoordelen  (weging, totaal 100 punten)
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directie- of bestuur secretaresse bij een gemeente (40 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met Ms office (incl teams en outlook) (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met Notubiz (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met Djuma (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
12. Aantoonbare werkervaring TopDesk (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
13. Aantoonbare werkervaring met Perfect View (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Organiserend vermogen;
• Zorgvuldig;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Gevoel voor verhoudingen;
• Goede digitale vaardigheden.
  

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, vrijdag vast.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 7 januari 2025 in de middag, op locatie. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 3 januari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Kabinetszaken in de afgelopen 5 jaar. (benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan);
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van managementassistent of directiesecretaresse;
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie;
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf;
• Beschikbaar om fysiek op locatie aanwezig te zijn gedurende de opdracht, in ieder geval op vrijdag;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directie- of bestuur secretaresse bij een gemeente (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Ms office (incl teams en outlook) (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Notubiz (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Djuma (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring TopDesk (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Perfect View (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten).
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?