Projectleider aanbestedingen

mag 241224-DOU-002. Gemeente Eindhoven

Voor de Gemeente Eindhoven zijn we op zoek naar een projectleider aanbestedingen.

Wat kom jij waarmaken voor gemeente Eindhoven? We zoeken een projectleider/-manager voor een -in eerste instantie- drietal projecten en we houden graag de mogelijkheid om de te werven collega ook voor andere (aanbestedings-)trajecten in te mogen zetten. Naar verwachting zullen deze veelal te maken hebben met aanbestedingen en meer technische (servers, netwerken, monitoring tooling, ..) trajecten - meer dan deze intentie is hierover niet beschikbaar. We kiezen bewust voor meerdere trajecten per persoon, zodat pieken en dalen voor de PL-rol beter tot synergie kunnen worden gebracht èn om een aantrekkelijke partij te zijn voor (nieuwe) collega's door een 36-urig contract te vragen. Dit betreft altijd een gemiddelde; de ene week zullen net wat meer uren nodig/gewenst vanuit de collega zijn, de andere week net wat minder. We zijn hierin flexibel en vragen dat ook van de kandidaten. Idem geldt voor thuis-/kantoorwerkzaamheden. Idealiter is een nieuwe collega ca. 3 dg per week op locatie, erna is ca. 2 dg per week ook prima.

Hieronder een schets van de 3 trajecten en diens specifieke en algemene vereisten:

Kabels en Leidingen In 2024 zijn wij gestart met een marktconsultatie en aanbesteding vanwege technische en juridische redenen van het systeem voor Kabels en Leidingen vergunningen. Vanwege technische en juridische redenen moet deze applicatie opnieuw worden aanbesteed.

Het betreft de ontwikkeling van een nieuwe applicatie voor het verlenen van vergunningen en het monitoren en corrigeren van de werkzaamheden m.b.t. Het leggen van Kabels en Leidingen (K&L) in de openbare ruimte door derden. Na aanbesteding en contractering (is nu vrijwel gereed) van een softwareontwikkelaar, start de ontwikkeling van de nieuwe applicatie door de gekozen ontwikkelpartij. Daarbij is er een werkgroep van de gemeente Eindhoven die inhoudelijk input levert voor de ontwikkeling en gerealiseerde onderdelen ook kan testen. Het nieuwe systeem moet minimaal worden ingericht conform het huidige serviceniveau en de focus bij dit maatwerk ligt naast het behoud van de noodzakelijke functionaliteit op het toepassen van moderne technologieën.

Naast de algemene taken/vereisten (zie onder) brengt dit het volgende met zich mee: 

• Je hebt een belangrijke rol in de implementatie bij de business zelf. Dus zowel het verenigen van eisen en wensen tot een realistisch niveau en hen begeleiden bij de organisatorische implementatie; 
• Je moet dus goed hoofd- van bijzaken kunnen onderscheiden en kunnen extraheren en voorleggen/adviseren omtrent welke zaken wel/niet te laten ontwikkelen en welke bijvoorbeeld procedureel op te lossen - we willen geen systeem dat aan 100% van de maatwerkwensen voldoet; 
• Organisatievermogen: je kunt de werkzaamheden die aan de opdrachtgevers zijde benodigd zijn voor de applicatieontwikkeling goed organiseren, taken uitzetten en inplannen, zonder dat je daar lijnverantwoordelijkheid in hebt;
• Je hebt ervaring met softwareontwikkeling vanuit een sturende functie (graag met vernoeming referentie), liefst binnen een aanbestede situatie.

Vervanging gemnet door diginet Sommige van onze koppelingen worden nog via gemnet afgehandeld en daar willen we vanaf. Dit raakt diverse systemen en integraties en dat is daarmee altijd intensief qua aantal te managen partijen (zendende applicactie-beheerders, integratie-beheerders, ontvangende applicatie-beheerders en de veelal 3 leveranciers daarachter, inclusief security beheerders, ... zijn dus minimaal 8 teams/partijen betrokken bij één koppeling).

Naast de algemene taken/vereisten (zie onder) brengt dit het volgende met zich mee: 

• Je kunt partijen eenvoudig 'bijeen brengen' zonder dat dat veel overhead creëert (aangezien het operationele werk dat al die partijen moeten doen vaak zelfs onder 1 dag werk is per partij). Ieder team/iedere partij heeft diens eigen backlog, planning en sprint-/opleverritme en toch dient het bijeen te komen en veilig en stabiel live te gaan; 
• Je spreekt de taal van de technische en integratie specialisten, bent goed in staat hen te challengen en de echte risico's en dergelijke op tafel te krijgen.

Edocs Voor ons huidig document management systeem is de beoogde oplossing nog wat onduidelijker, het traject richt zich (in eerste instantie) op: 

• Wellicht oplossen van een aantal nazorgpunten in geboden tijdelijke oplossing (nu vrijwel afgerond) => vereiste: eenvoudig kunnen doorstarten op lopende trein zonder alles opnieuw te analyseren/doorgronden;
• Advisering in aanbesteding/vervanging edocs, afgaande op informatie verkregen uit (lopende) marktconsultatie en ontwikkelingen m.b.t. Common ground platforms/ontwikkelingen => sterke adviesvaardigheden, mèt kennis van ontwikkelingen, aanbestedingen en eventueel (pre) met document management/archiefsystemen.

Aanvullende taken en verantwoordelijkheden projectleider:

• Je formeert een projectorganisatie met de benodigde disciplines uit de organisatie van de gemeente Eindhoven en betrokken leveranciers;
• Je stelt een projectplan (PID) op (of: bij) met heldere deliverables, verantwoordelijkheden, planning, randvoorwaarden, financiën e.d. (NB: dit geldt óók als de implementatie/configuratie plaatsvindt in agile werkende teams);
• Je stuurt proactief op de realisatie van de projectdoelstellingen binnen de kaders van kwaliteit, tijd en geld op zowel inhoud als proces; 
• Je verbindt het project met diverse andere initiatieven binnen en buiten het project;
• Je realiseert het project conform de opdracht, gemeentelijke (change)processen en verzorgt kort-cyclische transparante updates naar de stakeholders. Zorgt daar ook voor een goede project-hygiëne;
• Je pleegt goed risicomanagement en hebt goed zicht in waar risico's kunnen optreden en houdt daarmee rekening, zodat er geen "verassingen" in financiële zin of functionaliteit ontstaan; 
• Je bent verantwoordelijk om de voortgang van de ontwikkeling in de gaten te houden en kunt onderbouwd beslissingen nemen en legt zaken waar je niet toe gemandateerd bent transparant en voorzien van voors/tegens voor aan opdrachtgever/stuurgroep; 
• Je kunt de werkzaamheden die aan de opdrachtgevers zijde benodigd zijn voor de applicatieontwikkeling goed organiseren, taken uitzetten en inplannen; 
• Organisatievermogen: je kunt de werkzaamheden die aan de ICT zijde benodigd zijn voor de applicatieontwikkeling goed organiseren, taken uitzetten en inplannen, zonder dat je daar lijnverantwoordelijkheid in hebt; 
• Je hebt kennis van instrumenten voor het testen van ontwikkelde (deel)resultaten.

Met wie maak jij dit tot een succes?

Je maakt deel uit van de afdeling Programma's & Projecten (PRO) van de sector Informatisering & Beheer (I&B). Je start met de huidige coördinator voor dit traject en de betrokken inkoper van de sector Facilitaire & Administratieve Ondersteuning (FAO). Je werkt samen met medewerkers uit de sector Stadsbedrijf en met name de afdelingen Stadsbeheer (SBH) en Geo-informatie, Data & Kwaliteit (GDK). Je werkt ook samen met vele andere medewerkers binnen de sector I&B, o.a. Een testmanager binnen de afdeling PRO en diverse technisch specialisten binnen IIS en functioneel beheerders. Het hoofd van de afdeling Stadsbeheer is de opdrachtgever voor Kabels en Leidingen, voor de andere 2 trajecten zal die rol binnen de eigen sector liggen.

Hoe maak jij het waar als projectleider?

• Je hebt een WO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting ICT en informatiemanagement; 
• Je hebt uitgebreide, aantoonbare ervaring in het senior projectmanagement;
• Je bent een verbinder, motivator en organisator met het einddoel op het vizier; 
• Je brengt risico's en complicaties in beeld en vertaalt die naar effectieve maatregelen en besluitvorming;
• Je bent flexibel en pragmatisch, en in staat om een mix te waarborgen van Prince2 projectmanagement (middelen, tijd), ITIL processen en agile werkwijze (kort-cyclisch werken); 
• Ervaring binnen gemeentelijke organisaties is een sterke pré evenals het aantoonbaar hebben uitgevoerd van aanbestedingstrajecten vanuit een coördinerende rol;
• Kennis van Agile-scrum methode voor softwareontwikkeling;
• Ervaring met het stadsbeheer in gemeentelijke context is een pré en
• Je bent flexibel; de ene week zullen er meer uren nodig zijn dan de andere week.

Kom jij het maken voor Eindhoven? Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Bij ons krijg je ruimte om impact te hebben op de gemeente Eindhoven en de stad. 

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Je hebt een WO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting ICT en informatiemanagement; 
• Je hebt uitgebreide, aantoonbare ervaring in het senior projectmanagement;
• Je bent een verbinder, motivator en organisator met het einddoel op het vizier; 
• Je brengt risico's en complicaties in beeld en vertaalt die naar effectieve maatregelen en besluitvorming;
• Je bent flexibel en pragmatisch, en in staat om een mix te waarborgen van Prince2 projectmanagement (middelen, tijd), ITIL processen en agile werkwijze (kort-cyclisch werken); 
• Je bent flexibel en pragmatisch, en in staat om een mix te waarborgen van Prince2 projectmanagement (middelen, tijd), ITIL processen en agile werkwijze (kort-cyclisch werken); 
• Kennis van Agile-scrum methode voor softwareontwikkeling;
• Ervaring met het stadsbeheer in gemeentelijke context is een pré en je bent flexibel; de ene week zullen er meer uren nodig zijn dan de andere week.
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.