Document controller

mag 241227-SKE-002. Bilfinger

Bilfinger is op zoek naar een Document Controller.

Als Document Controller informeer je het projectteam over de status van leveranciers documenten die benodigd zijn binnen een project. Je benadert de leverancier(s) pro-actief, beheert de registratie, doet de archivering en de distributie van de documenten in overeenstemming met de eisen in het contract, de eisen van de opdrachtgever of die uit ons eigen kwaliteitssysteem.

Als onderdeel van het team, zie je geen bezwaren om taken uit te voeren die binnen je mogelijkheden liggen om zo het project team te ondersteunen en te informeren wanneer er afwijkingen in o.a. De planning ontstaan.

Taken en verantwoordelijkheden:

1. Projectadministratie

• Informeren over de opzet en het gebruik van systemen voor Document Control binnen projecten, zodat de Project Manager in staat is om de projectdocumenten te beheren in termen van registratie, archivering en distributie, in overeenstemming met de eisen uit het projectplan of contract, de eisen van de klant en het Proceshuis. Dit geldt op door de klant aangeleverde documenten, project deliverables, documenten van leveranciers en/of derden en projectcorrespondentie;
• Expeditie van de interne projectteamleden met betrekking tot deadlines voor het aanleveren van documenten;
• Archiveren en distribueren van inkomende en uitgaande projectcorrespondentie in samenwerking met Project Administrator en Project Expeditor, om het projectteam te ondersteunen bij het efficiënt verwerken en terugvinden van correspondentie.

2. Projectrapportage

• Rapporteren van de projectdocumentstatus binnen het documentbeheersysteem in samenwerking met de Project Control Engineer om voortgangsbewaking mogelijk te maken en de Project Manager te informeren over de voortgang. Dit omvat het maken en distribueren van regelmatige en incidentele projectrapportages over de documentstatus, rekening houdend met de eisen van het projectplan en de eisen en wensen van de klant, om alle betrokken partijen van de nodige informatie te voorzien;
• Informatie te verstrekken aan alle betrokken partijen.

3. Communicatie

• Duidelijk en beknopt communiceren op het gebied van documentregistratie, archivering en voortgang, rekening houdend met de eisen van het projectplan en de eisen en wensen van de klant, om alle betrokken partijen van de nodige informatie te voorzien;
• Informatie te verschaffen aan alle betrokken partijen, om zo accuraat inzicht te geven in geplande en gerealiseerde activiteiten binnen het project.

Belangrijke competenties

• Resultaatgericht
• Klantgericht
• Nauwkeurig 
• Planmatig
• Communicatief vaardig 
• Stressbestendig 
• Teamspeler

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde mbo-4 / hbo technische, administratieve of economische opleiding;
• Je hebt kennis en ervaring met betrekking tot document controle, planning en voortgang;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal.

Informatie over de organisatie:

Een rijke geschiedenis in toekomst creëren.

Wij zijn Bilfinger Tebodin. Onze industriële klanten staan voor de uitdaging om te verduurzamen door het zoeken naar alternatieven energiebronnen, het sluiten van de grondstoffencyclus en het minimaliseren van impact op de omgeving. Hoe vertaalt dit zich in concrete oplossingen? Wij zorgen ervoor dat onze klanten uit de industrie hun uitdagingen kunnen waarmaken. Door innovatieve technieken en het gebruik van hedendaagse mogelijkheden van digitalisering maken wij de ambities van onze klanten waar. Al sinds de wederopbouw na de oorlogsjaren in 1945, zijn we hèt toonaangevende ingenieurs- en adviesbureau voor het creëren van een toekomstbestendige industrie.

Onze engineers en consultants lopen voorop in het realiseren van industriële investeringsprojecten. Onze toonaangevende klanten zijn actief in zeer uiteenlopende industrieën zoals de olie en gas, voedingsmiddelenindustrie, chemie en farmacie. Ze vertrouwen hun investeringsprojecten toe aan een team dat vooroploopt in het begrijpen van hun business en kan bouwen op technische expertise en jarenlange ervaring. Voor deze klanten leveren wij consultancy, engineering, projectmanagement, inkoop en constructie managementservices, kortom alles wat de klant nodig heeft om hun project succesvol te maken!

Loop jij ook voorop in jouw vakgebied? Wil jij graag werken aan projecten met een grote diversiteit aan klanten om daarmee de industrie toekomstbestendig te maken? Begrijp je snel de complexe vraagstukken van onze klanten en ben jij hierdoor een uitstekende gesprekspartner voor onze klanten? Werk je graag in een informele cultuur met multidisciplinaire teams samen om interessante projecten te realiseren en wil je werken in een organisatie waarin je snel kan ontwikkelen door opleidingen, coaching en regelmatig nieuwe uitdagingen? Dan passen wij bij jou!

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Je hebt een afgeronde mbo-4 / hbo technische, administratieve of economische opleiding;
• Je hebt kennis en ervaring met betrekking tot document controle, planning en voortgang;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal.
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Heb je de komende drie maanden vakanties gepland?
• Hoeveel uur ben je beschikbaar?
• Per wanneer ben je beschikbaar?
• Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.