Senior secretaris HR | CIZ | Utrecht

Ben jij een ervaren professional die strategisch kan adviseren en processen kan professionaliseren? Wil jij een sleutelrol spelen in het ondersteunen van het bestuur en management binnen een dynamische organisatie? Dan is deze functie als Senior Secretaris HR precies wat je zoekt!

Wat ga je doen?Als Senior Secretaris HR vervul je een cruciale rol binnen de organisatie. Je bent de verbindende schakel tussen het managementteam (MT), het bestuur en verschillende overlegtafels zoals het Verandermanagement Team (VT), Besluitvormingsteam (BT), de Ondernemingsraad (OR), het Strategieteam en het Portfolioboard.
Je zorgt voor structuur, overzicht en samenhang in strategische processen en besluitvorming. Je brengt structuur aan waar deze ontbreekt en bouwt aan efficiënte werkprocessen en rapportages. Dit betekent dat je nauw samenwerkt met HR, het management en het bestuursbureau om beleid, projecten en besluitvorming te stroomlijnen.

Jouw taken omvatten onder andere:
- Strategisch adviseren: Je adviseert het bestuur en management over beleidsmatige en organisatorische vraagstukken en ondersteunt bij de bedrijfsvoering.- Rapportages opstellen en opleveren: Je stelt strategische rapportages op, zoals jaar- en kwartaalverslagen, en zorgt ervoor dat deze tijdig en correct worden aangeleverd.- Documentatiestromen structureren: Je ontwikkelt en implementeert processen om de administratie en verslaglegging te professionaliseren en te verbeteren.- Voorbereiden en faciliteren van vergaderingen: Je bereidt vergaderingen van het MT en bestuur voor, bewaakt de agenda en zorgt voor een heldere verslaglegging.- Voortgang en deadlines bewaken: Je houdt toezicht op de voortgang van projecten en initiatieven, signaleert knelpunten en vertaalt deze naar concrete oplossingen en acties.- Procesoptimalisatie: Je analyseert de behoeften van het bestuur en management en vertaalt deze naar verbeteringen in werkwijzen en structuren.- Sparringpartner en klankbord: Je fungeert als klankbord voor MT-leden en denkt proactief mee over strategische en organisatorische vraagstukken.
In deze rol krijg je de ruimte om écht impact te maken. Je bouwt aan processen en structuren die bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Omdat dit een nieuwe functie is, krijg je bovendien de kans om zelf invulling te geven aan jouw rol en de processen die je gaat beheren. Omdat het een nieuwe functie is, zal deze rol in eerste instantie tijdelijk ingevuld worden op basis van detacheringsconstructie. Als blijkt dat het goed werkt, is er kans op verlenging en een vaste aanstelling bij de klant.