Managementondersteuner

Ben jij die managementondersteuner die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Houd je van plannen en organiseren? Werk je graag in een dynamische omgeving? Dan zoeken we jou! De directie Mensen, Middelen & Communicatie (MMC) van Dienst Toeslagen is volop in ontwikkeling. Hierdoor is de behoefte aan managementondersteuning toegenomen. Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de teamleiders zich kunnen focussen op hun werk en draag jij bij aan onze belangrijke missie: vitale voorzieningen voor iedereen betaalbaar maken.

Dit doe je bij Toeslagen. Je gaat aan de slag als managementondersteuner binnen het cluster Directie- en Projectondersteuning dat onderdeel uitmaakt van de afdeling Mensen, Middelen en Communicatie en ondersteunt meerdere teamleiders. Je zorgt voor het beheer van de agenda's en organiseert bijeenkomsten. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op. Je bereidt bijeenkomsten tot in de puntjes voor; van eenvoudige vergaderingen tot complexere bijeenkomsten over meerdere dagen en op meerdere locaties, zoals een organisatie brede training. Je zorgt dat genodigden op de hoogte zijn van de details, boekt vergaderzalen en regelt de catering. Ook tijdens bijeenkomsten ben je aanwezig, bijvoorbeeld door de verslaglegging (acties, besluiten) op je te nemen. Daarnaast beheer je als bestelgemachtigde de bestellingen voor de directie Mensen, Middelen & Communicatie.

Waar je nog meer mee aan de slag gaat? Je beheert documenten en zorgt ervoor dat informatie juist en tijdig in archiefsystemen wordt opgeslagen. Ook draag je bij aan het beheer van de SharePoint pagina van de afdeling en directie.

De werkzaamheden variëren per teamleider en afdeling, dat maakt het werk veelzijdig. Je werkt nauw samen met verschillende collega's en afdelingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Daarnaast voer je soms overstijgende taken uit en vervang je waar nodig de andere (project)managementondersteuners. Met andere woorden, een mooie functie waar je echt het verschil kunt maken. Er is sprake van hybride werken waardoor je deels thuis en deels op kantoor werkt.

Een bijzondere baan, omdat...

• je samen met je collega's bijdraagt aan het betaalbaar maken van vitale voorzieningen voor iedereen.
• we bij de directie Mensen, Middelen en Communicatie oog hebben voor jou en je collega's: we vinden ontwikkeling, veiligheid, werkdruk en een goede balans tussen werk en privé erg belangrijk.
• geen werkdag hetzelfde is! Het ene moment bereid je een vergadering of een training voor, het andere moment verwerk je bestellingen in SAP.
• je de vrijheid krijgt om je werk zelfstandig in goede banen te leiden.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving: "Het verschil maken voor de manager en het team. Zorgen dat de randzaken in goede banen geleid worden en alles soepel georganiseerd is. Zodat het team zich maximaal kan focussen op het werk. Ik haal voldoening uit het bereiken van onze gezamenlijke successen, daarbij ben ik actief op de achtergrond. Van collega's krijg ik complimenten over mijn werk en dat zorgt er mede voor dat ik veel voldoening haal uit mijn bijdrage aan Dienst Toeslagen!"