Managementassistent bureau operaties

Functieomschrijving

Bureau Operaties draagt bij aan de tactische aansturing van de Operatie van Douane Nederland door multidisciplinaire advisering, informatievoorziening en ondersteuning van de directeur Operaties en adjunct-directeur Operaties, het Managementteam Operaties (MTO), de regiodirecties en het DLTC. Bureau Operaties staat ten dienste van de gehele operatie en vormt de schakelfunctie tussen de DG Douane, de landelijke directies en bureaus en de operatie ten behoeve van onder andere parlementaire stukken, uitvoeringstoetsen op haalbaarheid van beleid- en besluitvorming en vraagarticulatie op gebied van handhavingsbeleid, bedrijfsvoering en IT. Bureau Operaties voert het secretariaat van het MTO en beschikt over een landelijke programma- en projectenorganisatie t.b.v. De Douane-brede portfolio. Daarnaast zijn een aantal taken bij bureau Operaties belegd die extra aandacht hebben binnen de Douane. Het gaat om het (voortdurend) verbeteren van de kwaliteit en de werking van de operationele processen en de advisering en evaluatie van een uitvoeringstoets vanuit het uitvoeringsperspectief.

Dit doe je bij de Douane. Ondersteunen en ontzorgen. Dat past bij jou. Als managementassistent zorg je dat de teammanagers hun werk optimaal kunnen doen. Je plant o.a. Bijeenkomsten en beheert agenda's. En onverwachte veranderingen? Die maken jouw werkdagen, op het fijne en goed bereikbare kantoor in Rotterdam (en hybride vanuit huis), uitdagend en afwisselend! Laat de planningen agenda's maar aan jou over, want jij weet altijd wel een oplossing te vinden. Als managementassistent zet jij je elke dag weer in om de teammanagers van Bureau Operaties te ondersteunen. Je beheert hun soms ingewikkelde agenda's en zorgt voor juiste afspraken met externen en de interne klant. Ook kun je "nee" zeggen als dit nodig is. Je notuleert tijdens vergaderingen en houdt hun mailboxen bij.

In deze functie is het belangrijk dat je uitstekend kunt plannen, assertief en proactief bent en snel kunt schakelen om de voortgang er in te houden. Je werkt gestructureerd, en je bent stressbestendig. Ook neem je je verantwoordelijkheid om verbeteringen in de processen aan te geven.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellig team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je een directe impact hebt op een fijne en goedlopende onderlinge samenwerking met je collega's;
• Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling;
• Jij een belangrijke bijdrage levert aan het functioneren van de Douane als organisatie.

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Voor deze functie gaan we uit van het werk-en denkniveau op mbo niveau in de secretariele en ondersteunende richting;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je beschikt over uitstekende MS Office- en SAP vaardigheden;
• Je hebt ervaring met Word, Excel en agendabeheer en bent handig met digitale systemen;
• Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Jouw competenties

• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Klantgerichtheid
• Flexibiliteit
• Integriteit

Bijzonderheden

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• De brief en cv selectie vindt plaats op 13-01-2025.
• Op 22-01-2025 vinden de selectiegesprekken plaats.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.