Managementassistent adjunct directeur operaties

Functieomschrijving

Bureau Operaties draagt bij aan de tactische aansturing van de Operatie van Douane Nederland door multidisciplinaire advisering, informatievoorziening en ondersteuning van de directeur Operaties en adjunct-directeur Operaties, het Managementteam Operaties (MTO), de regiodirecties en het DLTC. Bureau Operaties staat ten dienste van de gehele operatie en vormt de schakelfunctie tussen de DG Douane, de landelijke directies en bureaus en de operatie ten behoeve van onder andere parlementaire stukken, uitvoeringstoetsen op haalbaarheid van beleid- en besluitvorming en vraagarticulatie op gebied van handhavingsbeleid, bedrijfsvoering en IT. Bureau Operaties voert het secretariaat van het MTO en beschikt over een landelijke programma- en projectenorganisatie t.b.v. De Douane-brede portfolio. Daarnaast zijn een aantal taken bij bureau Operaties belegd die extra aandacht hebben binnen de Douane. Het gaat om het (voortdurend) verbeteren van de kwaliteit en de werking van de operationele processen en de advisering en evaluatie van een uitvoeringstoets vanuit het uitvoeringsperspectief.

Dit doe je bij de Douane

Als managementassistent heb je een uitdagende mix van administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je draagt primair zorg voor een effectieve administratieve en organisatorische ondersteuning van de adjunct directeur Operaties, zodat zij optimaal haar werk kan uitvoeren in een dynamische, ambtelijke en politieke context. Tevens zorg jij als haar managementassistent voor een soepele organisatie en coördinatie van de ondersteunende processen, administratie en informatiestromen ten behoeve van de adjunct directeur.

De werkzaamheden die bij de functie horen zijn onder andere:

• Het beheer van de agenda en prioritering en afhandeling van de e-mail, daarbij rekening houdend met de gestelde prioriteiten door de adjunct directeur;
• Het plannen, organiseren en inhoudelijk voorbereiden van afspraken en bijeenkomsten;
• Verslaglegging en notuleren van overleggen en bijeenkomsten;
• Het inschatten van belang en urgentie, onderlinge verbanden en consequenties van afhandeling van actiepunten, vragen en verzoeken voor de adjunct directeur. De voorgang en afhandeling hiervan bewaken en tevens signaleren en rappelleren indien nodig.

Verder is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren. Het is hierbij noodzakelijk dat je op inhoudelijk vlak tot op zekere hoogte bent van de werkzaamheden van de adjunct directeur. Denk hierbij aan welke werkgroepen en projecten de adjunct directeur moet deelnemen.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken;
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellig team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je een directe impact hebt op een fijne en goedlopende onderlinge samenwerking met je collega's;
• Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling;
• Jij een belangrijke bijdrage levert aan het functioneren van de Douane als organisatie en bovenal die van de adjunct directeur Operaties.

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je bent in het bezit van een mbo-3-diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent; of je hebt aantoonbaar mbo-3 werk- en denkniveau door relevante werkervaring;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende secretariële functie, bij voorkeur op directieniveau;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van verzoeken;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ConnectPeople;
• Je hebt kennis van Microsoft Office;
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid.

Jouw competenties

• Voortgangscontrole
• Klantgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Integriteit

Bijzonderheden

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• De brief en cv selectie vindt plaats op 13-01-2025.
• Op 27-01-2025 vinden de selectiegesprekken plaats.