Functieomschrijving
Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport.
Bovendien is de TU/e een belangrijke spil in een wereldklasse hightech ecosysteem. We staan internationaal bekend om onze expertise op het gebied van wetenschappelijke en technologische basisdisciplines.
De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te blijven behoren. Drie uitdagingen zijn fundamenteel voor onze visie voor 2030: een duurzame wereld, de technologische revolutie en de impact van technologie op de samenleving.
De technologieregio Brainport is een succesvolle groeiregio en daarmee groeit de TU/e zelf ook. Er is een toenemende vraag naar onze studenten, de studentenpopulatie groeit hierdoor, hybride werken en nieuwe vormen van onderwijs nemen steeds grotere vormen aan, en er wordt steeds meer onderzoek opgezet binnen de TU/e. Dit alles heeft impact op technische complexiteit van en op de vraag naar (duurzame en innovatieve) huisvesting.
Al het vastgoed van de TU/e bevindt zich op één campusterrein, en beslaat nu een oppervlakte van 300.000 m2 verdeeld over 75 hectare, verdeeld over zo'n 50 gebouwen.
Het Real Estate team
is één van de centrale diensten van de Technische Universiteit Eindhoven en is verantwoordelijk voor de totale vastgoedontwikkeling, het vastgoedbeheer, het parkmanagement en de 75 hectare terreinen op de campus van de TU/e Campus.Facility Support
van Real Estate is verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen Real Estate. Facility Support bestaat uit de volgende onderdelen: Frontoffice/ Secretariaat en Databeheer/Informatiemanagement.Het Frontoffice/Secretariaat
is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van klantvragen (storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen e.d.) en orders.De Functie
Als medewerker Frontoffice/ Secretariaat ben je de spil tussen de klant met een klantvraag, de drie operationele afdelingen van Real Estate (Strategy & Consultancy, Projects en Maintenance) en de leveranciers.
Wat ga je doen als Medewerker Frontoffice/ Bedrijfsadministratie:
- Verstrekken van informatie aan klanten, studenten, medewerkers en leveranciers;
- Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en doorzetten naar de backoffice.
- Uitvoeren van het orderafhandelingsproces.
- Registratie van ontvangsten, beoordelen en doorzetten van goed te keuren facturen.
- Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
- Plaatsen van bestellingen via inkoopapplicatie.
- Administratief ondersteunen van de contracteigenaren bij het opstellen en beheren van huur- en verhuurcontracten.
- Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen.
- Secretariële ondersteuning, als aanvulling op aanwezige management assistenten.
Functie-eisen
Wie ben jij:
- Je werkt planmatig en nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent een teamspeler, klant- en resultaatgerichtheid.
- Je beschikt over een opleiding op MBO werk- en denkniveau met een (financieel) bedrijfsadministratieve achtergrond.
- Goede beheersing van MS-office programma's zoals Outlook, Word en SharePoint.
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels.
Arbeidsvoorwaarden
Wat bieden wij?
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek.
- Leren en ontwikkelen vinden we belangrijk. Daarom bieden we je gratis toegang tot trainingsprogramma's.
- De TU/e ondersteunt hybride werken.
Informatie
Sollicitatie
Het salaris bedraagt €2899 - €3809