Directiesecretaris

Als Directiesecretaris ondersteun je de directie Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie (SBT). Daarnaast voer je, samen met andere directiesecretarissen en de secretaris van het bestuur van de AP, secretariaatstaken uit voor het bestuurlijk overleg en het directieberaad van de AP en diverse andere (stuur-)groepen. Het is een afwisselende functie. Je hebt veel contacten met collega's binnen en buiten de directie. Je komt in aanraking met alle onderwerpen die binnen de AP actueel zijn.

Je bereidt wekelijkse overleggen voor, legt daarvan verslag, voert actiepunten uit, je stelt beleidsmatige documenten op voor de directie SBT en verzorgt diverse rapportages. Omdat de AP is gaan werken met een nieuw zaaksysteem zal het nodig zijn dat je een deel van de totstandkoming van die rapportages opnieuw gaat opzetten, in nauw overleg met het ontwikkelteam van het systeem. Je bewaakt verder de interne bedrijfsvoering van de directie, bijvoorbeeld op gebied van financieel beheer. Ook speel je een belangrijke rol bij de interne communicatie binnen de directie. Bijvoorbeeld door het mede-organiseren van direciebijeenkomsten.

Bij deze werkzaamheden werk je nauw samen met het management van de directie, dat bestaat uit de directeur en drie afdelingshoofden.

Functie-eisen

Wij zoeken een collega die als een spin in het web van onze directie (en de AP) wil werken. Die het leuk vindt mensen te kennen, contacten weet te benutten en snel kan schakelen. Je bent verder in staat zelfstandig te werken en te bedenken waar behoefte aan is, en je bent goed in het afstemmen van je eigen werk op behoeften van anderen. Je kunt goed plannen en organiseren en doelen stellen: de informatie waarover gerapporteerd moet worden tijdig wordt aangeleverd. Daartoe weet je collega's op een prettige manier te activeren om de informatie aan te leveren door slim voorwerk te verrichten en waar mogelijk hen hierbij te faciliteren. We vinden het leuk wanneer je dat op je eigen creatieve manier invult.

Competenties: De functie is ingedeeld in de functiegroep (Senior) Beleidsmedewerker van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van (Senior) Beleidsmedewerker. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

• Een afgeronde academische opleiding
• Ten minste een aantal jaren ervaring in een functie waarbij plannen, organiseren en verslaglegging een belangrijk deel van je takenpakket vormt
• Ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met adviseren in organisatorische veranderprocessen
• Ervaring met Planning & Control cyclus: opstellen begrotingen, jaarverslagen en andere verantwoordingsdocumenten
• Je vindt het leuk om duidelijk en bondig te formuleren in bijvoorbeeld verslagen, actielijsten of in rapportages
• Je hoeft geen rekenwonder te zijn, maar je hebt wel affiniteit met getallen en het opstellen van (deels) kwantitatieve rapportages
• Je bent communicatief en vindt het leuk je te verdiepen in de werkzaamheden van de AP in het algemeen en die van de directie SBT in het bijzonder
• Je durft collega's aan te spreken op gemaakte afspraken
• Je kunt goed werken met Microsoft Excel, Word en Powerpoint
• Naast een goede beheersing van de Nederlandse taal, beheers je ook de Engelse taal goed
• Je bent bereid en in staat je te verdiepen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aanverwante privacywetgeving.

Bijzonderheden

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging
• binnen twee weken na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek
• de eerste ronde gesprekken vinden plaats op 21 januari 2025. Wij vragen je om hiermee rekening te houden
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna eventueel een arbeidsvoorwaardengesprek volgt
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.