Afdelingsondersteuner

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Word Afdelingsondersteuner!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo'n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Afdelingsondersteuner ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat binnen de Directie Projecten de afdeling Maritiem wordt ontzorgt.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie.

In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen onze afdeling. Je bereidt portfolio-, programma- en projectvergaderingen voor door de vergaderstukken en achtergrondinformatie te verzamelen. Je nodigt de deelnemers uit, reserveert vergaderlocaties en regelt indien nodig catering. Tijdens de vergaderingen neem je actief deel, maak je notulen en geef je, wanneer nodig, toelichting op de besproken onderwerpen. Na de vergaderingen stel je besluiten- en actiepuntenlijsten op en zet je de afgesproken actiepunten uit. Je bewaakt de voortgang van deze acties en spreekt actiehouders aan wanneer dat nodig is.

Je beheert ook de activiteitenlijst van de afdeling. Op aanwijzing van het afdelingshoofd stel je deze op en houd je de lijst up-to-date. Je verspreidt de lijst onder de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de voortgang van de activiteiten bewaakt wordt. Als er knelpunten zijn, rapporteer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.

Daarnaast voer je diverse andere werkzaamheden uit om de afdeling te ondersteunen. Je beheert de digitale samenwerkingsruimte, legt werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. Je zorgt ervoor dat het afdelingsarchief up-to-date is en beheert de digitale postomgeving (XPOST).

Ook help je mee bij de organisatie van saamhorigheidsbijeenkomsten, zodat het team ook op sociaal vlak goed functioneert.

Kortom, als afdelingsondersteuner vervul je een essentiële rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op de afdeling Maritiem Projecten, waarbij je zorgt voor efficiëntie, organisatie en ondersteuning op verschillende gebieden.

Functie-eisen

Voor het uitvoeren van deze functie beschik je over een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur met een secretariële affiniteit.

Daarnaast breng jij onderstaande kennis en vaardigheden mee;

• Kennis van (interne) administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie en inzicht in de daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen.
• Kennis van de beleidsterreinen en overige instanties en organisaties werkzaam op het gebied van Defensie.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Vaardigheid in het omgaan met de ter beschikking staande geautomatiseerde systemen.

We zoeken iemand, die graag zijn collega's helpt, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je werkt nauw samen met andere afdelingsondersteuners. Verder kan je goed zelfstandig werken, ben je proactief, waardoor je de afdelingsstaf werk uit handen neemt. Het is ook van belang dat je duidelijk prioriteiten kan stellen, waardoor je je werk goed kan organiseren en plannen!