Medewerker bureau management ondersteuning

Functieomschrijving

Het soepel laten verlopen van administratieve en secretariële processen. Dat is jouw belangrijkste verantwoordelijkheid als managementondersteuner bij het Bureau Management Ondersteuning (BMO) van de Penitentiaire Inrichting (PI) in Arnhem. Jouw focus ligt op het optimaal ondersteunen van het management. Dit doe je op locatie in Arnhem. Met jouw klantgerichte en stressbestendige houding behoud je het overzicht én je rust. Ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.

Het visitekaartje van de organisatie
Als managementondersteuner heb je een breed takenpakket, waarbij je voortdurend moet schakelen. Je zorgt voor een goede administratie en je coördineert de ondersteuning van het management. De taken die je uitvoert, zijn vooral administratief en secretarieel van aard. Door jouw ondersteuning kunnen de leden van het management zich volledig op hun inhoudelijke taken richten.

Je bent ook het eerste telefonische en schriftelijke aanspreekpunt voor externe instanties. Van de commissie van toezicht, tot de secretaresse van de burgemeester. En van beleidsmedewerkers tot advocaten. Met vragen komen ze vaak als eerste naar jou toe. Afhankelijk van je kennis en ervaring kun jij je ook nog verder verdiepen in de portefeuille gebonden werkzaamheden van de directeur die jij ondersteunt. Genoeg afwisseling dus.

In het kort houd jij je bezig met het:

• Beoordelen van binnengekomen post en andere informatie. Waar mogelijk stel je op basis hiervan prioriteiten, breng je samenhang aan en maak je een planning
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen; je reserveert ruimtes, zorgt ervoor dat de stukken op tijd en compleet worden aangeleverd en dat ze bij de juiste personen terecht komen
• Notuleren en het maken van verslagen van (in)formele vergaderingen en gesprekken
• Verzorgen van bestellingen en het regelen van catering
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers

Er zit meer achter werken bij DJI als managementondersteuner
"Het BMO is een centrale plek in de organisatie. Tijdens een werkdag krijg ik daarom te maken met verschillende vragen van verschillende partijen. En kan ik iemand zelf niet helpen? Dan weet ik waar diegene moet zijn en verwijs ik door. Deze vragen komen soms onverwachts, waardoor ik mijn werk regelmatig even neer moet leggen. Hier heb ik geen moeite mee; het moeten schakelen tussen verschillende taken is een mooie uitdaging." Marie, managementondersteuner.

Functie-eisen

Je werkt graag samen en zorgt voor een soepele overdracht van taken binnen het team. Hierin spelen jouw communicatieve vaardigheden een grote rol. Deze zet je ook in tijdens contactmomenten met verschillende partijen. Als visitekaartje van de organisatie ben je je bewust van je presentatie en hoe je verschillende partijen benadert. En je weet hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat. Daarnaast werk je nauwkeurig, bewaar je het overzicht en kun je snel schakelen. Ook op drukke momenten ben jij klantgericht en sta je mensen graag te woord. Verder stel je je flexibel op ten opzichte van het rooster en je andere parttime-collega's.

Daarnaast heb jij:

• minimaal een mbo 4-diploma, in de richting van managementassistent, directiesecretaresse of een soortgelijke secretariële richting
• goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands in woord en geschrift
• ervaring met Windows-gestuurde MS Office-programma's, zoals Word, PowerPoint, Outlook en Excel