Functieomschrijving
Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.
Ben jij een ervaren en energieke project-/programmasecretaris? Word jij er blij van om elke nieuwe opdracht tot een succes te maken, samen met de project-programmamanager? Ga jij als de rechterhand van je project-programmamanager en als aanspreekpunt namens het project- of programmateam werken aan oplossingen waar mensen echt mee geholpen zijn, in vaak politiek-bestuurlijk complexe opdrachten? Dan zijn we op zoek naar jou!
Beleidsvraagstukken binnen VWS en SZW vragen steeds vaker een andere manier van werken. De opgave is hierbij leidend waarbij de project- programmatische aanpak steeds belangrijker wordt. Als project-/programmasecretaris vind je het leuk om als spil in het team jouw bijdrage te leveren aan verschillende opdrachten.
Wat ga je doen als Project-/programmasecretaris VWS Flex? Als project-/programmasecretaris van Flex|Pro word je ingeschakeld door dienstonderdelen van VWS (concern breed) en SZW (kerndepartement en de Nederlandse Arbeidsinspectie) wanneer er een opdracht is die vraagt om een project-/programmasecretarisrol. Indien mogelijk word je gekoppeld aan een opdracht waar jouw kwaliteiten het beste tot uiting komen. Wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en het kan dus ook zijn dat je wordt ingezet op een opdracht omdat jij bepaalde vaardigheden of competenties verder wil ontwikkelen. Maar als ervaren projectsecretaris pak jij elk project of programma aan, groot of klein voor de duur van maximaal één jaar!
Jij bent een goede gespreks- en sparringpartner van de project-/programmamanager en het team. Hierin is het belangrijk dat je je nieuwe kennis en inzichten snel eigen maakt. Dit betekent dat je op de hoogte bent van alles wat er rondom het project speelt en anticipeert op wat er (mogelijk) gaat komen. Als jij bijvoorbeeld verneemt dat er over twee weken stukken naar de tweede kamer moeten dan zorg jij dat alle betrokkenen input leveren, de projectleider of programmamanager geïnformeerd is en de stukkenstroom soepel verloopt.
Je zorgt voor het beheer van de projectorganisatie en -administratie, inclusief de financiële aspecten (tijd, geld en kwaliteit) en kunt dit overzichtelijk presenteren aan de project- of programmamanager.
Je organiseert bijeenkomsten en overleggen voor het team en (externe) stakeholders, stelt de agenda's op, bewaakt de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Je adviseert de project-/programmamanager, team en stakeholders over de voortgang. Behoudt het overzicht, plant, organiseert en pakt je rol als constructieve gesprekspartner die met gedegen kennis van zaken en een nuchtere blik meedenkt. Rondom de overleggen zorg je voor het tijdig en volledig informeren van alle relevante partijen als het gaat om planning en bewaakt nakoming en borging van acties. Als secretaris ben je een herkenbaar aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie.
De secretaris zorgt voor communicatie, opstellen van overzichten voor de project-/programmamanager en/of teams, houdt overzicht over de planning en overlegstructuren en stelt waar nodig rapportages op voor het team. Meestal werk je op één opdracht tegelijk, maar afhankelijk van de omvang en complexiteit kun je ook meerdere opdrachten tegelijk uitvoeren.
Functie-eisen
Herken jij jezelf hierin?
- Je hebt een opleiding op academisch niveau afgerond.
- Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring als project-/programmasecretaris in een vergelijkbare rol als hierboven staat omschreven.
- Je neemt werkervaring in bestuurlijke context mee en weet hoe daarin te bewegen en te acteren.
- Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal. Communicatief ben je sterk.
- Je hebt affiniteit met informatievoorziening, lean, agile of scrum (pré).
- Je durft op vernieuwende wijze informatie te presenteren (pré).
Omdat je werkt in een dynamische omgeving is het belangrijk dat je proactief en stressbestendig bent. Daarnaast is het van belang dat je over een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen beschikt, analytisch sterk ontwikkeld en rolvast bent. Het leggen en onderhouden van contacten gaat jou gemakkelijk af. Op je uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) is niets aan te merken. Je bent flexibel, gericht op samenwerking, weet collega's te motiveren en pakt werkzaamheden proactief op. Je kunt prioriteren bij hoge werkdruk.
Je durft kritisch te zijn en beschikt over overtuigingskracht. In de hectiek neem je ook tijd voor reflectie. Je signaleert kansen voor verbetering en verandering en blijft ook hierin ook je eigen werkwijze evalueren.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 11
- Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur: 1 jaar
Bijzonderheden
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- De selectie bestaat uit twee sollicitatiegesprekken waarvan de eerste plaats vindt op 21 of 22 januari en het tweede gesprek op 4 of 5 februari. In het tweede gesprek vindt een casusbehandeling plaats met een opdrachtgever. Daarna worden eventueel referenties opgevraagd.
Het salaris bedraagt €4024 - €6110