Directiesecretaresse

Ben jij als directiesecretaresse een kei in plannen en organiseren? Zorg jij er persoonlijk voor dat de directeur Directie Beleidsondersteuning en Organisatie (DBO) en afdelingshoofd HR en L&O worden ontzorgd en op jou kunnen leunen? Kun je een aantal weken vooruitdenken, improviseren en behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Als dat zo is dan willen wij jou graag ontmoeten. De directie DBO is op zoek naar een energieke, verbindende en pro-actieve directiesecretaresse.

In de functie van directiesecretaresse kom je te werken voor de Directie Beleidsondersteuning en Organisatie. Binnen deze directie zijn ruim 140 medewerkers werkzaam verdeeld over 5 afdelingen, Communicatie en Klantcontact, Beleid en Innovatie, HR en Leren en Ontwikkelen (L&O), ICT en Planning Control & Kwaliteit.

Wat ga je doen als directiesecretaresse?
Je komt te werken voor de directeur DBO en afdelingshoofd HR en L&O. Jouw werkzaamheden betreffen de meest uiteenlopende secretariële werkzaamheden, zoals complex agendabeheer, beheren mailbox, het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten en het verzamelen en bundelen van vergaderstukken. Je attenteert de directeur en het afdelingshoofd op aandachtspunten en/of knelpunten, bent pro-actief en weet goed hoe je prioriteiten moet stellen. De agenda's van de directeur en het afdelingshoofd zijn zeer druk, je kunt ook nee zeggen indien nodig. Je bewaakt deadlines en je bent de spin in het web van de directie.

Je werkt samen met de managementondersteuners van de afdelingen binnen DBO en daarnaast heb je structureel contact met de managementondersteuners van de Inspectie via een maandelijks overleg. Hierin weten jullie elkaar professioneel te vinden, vervangen jullie elkaar bij afwezigheid en helpen jullie elkaar waar nodig. Daarnaast werk je nauw samen met de directie secretaris.

Directie Beleidsondersteuning en Organisatie- DBO
DBO is de ondersteunende directie voor de Toezichtdirecties van de Inspectie. De sfeer is collegiaal en informeel, er wordt hard gewerkt en de uitdaging is groot. Naast het harde werken, organiseren we ook gezellige momenten met elkaar, zoals een kerstevent en de jaarlijkse directie dag. Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding. We maken je graag wegwijs in onze organisatie en binnen DBO. Je neemt deel aan relevante onderdelen binnen het inspectiebrede inwerkprogramma. Daarnaast krijg je ruimte om je eigen leerproces vorm te geven. Door opleidingen te volgen, leergierig te zijn, stukken te lezen en intranet en websites te bekijken.

Functie-eisen

Kennis en ervaring

• je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op mbo-4 niveau en relevante werkervaring;
• goede beheersing van de Nederlandse taal;
• je hebt een klantgerichte, proactieve instelling en je vraagt door naar de wensen van de directeur en afdelingshoofd;
• je kunt goed plannen en organiseren, je houdt overzicht over de werkzaamheden, stelt prioriteiten, schakelt snel tussen de verschillende onderwerpen en bent probleemoplossend;
• je hebt goede kennis van moderne software en je bent digivaardig: Word, Excel en Outlook hebben voor jou geen geheimen meer. Verder ben je nieuwsgierig om onze digitale systemen zoals iBabs en Proza verder te leren kennen;
• je staat open voor ontwikkelingen die binnen je vakgebied plaatsvinden en bent leergierig.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen
Je kunt goed zelfstandig werken. Je bent goed in oplossingen bedenken voor problemen. Ook houd je ervan om te improviseren, zie je goed wat er moet gebeuren en bent daarin proactief.

Competenties:

• klantgerichtheid
• plannen en organiseren
• voortgangscontrole
• samenwerken
• organisatiesensitiviteit

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat bieden wij?

• een baan waarmee jij een bijdrage levert aan beter onderwijs;
• een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
• er zijn stilteruimtes;
• ruimte om hybride te werken. We bespreken graag met jou hoe we prettig kunnen samenwerken;
• enthousiaste collega's;
• er is volop ruimte voor persoonlijke groei: we hebben uitstekende verlof- en studieregelingen;
• goede begeleiding en een uitgebreid inwerkprogramma.

Bijzonderheden

• De eerste selectiegesprekken vinden plaats op 16 januari 2025.