Senior medewerker planning ondersteuning

Functieomschrijving

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heeft bij de directie Asiel & Bescherming (A&B) een vacature voor een Senior Medewerker Planning en Ondersteuning (FGR: Medewerker Behandelen en Ontwikkelen S9). Het betreft hier een functie met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, met uitzicht op onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken beperkt tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je veelal op locatie in Zevenaar aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende. Voor deze functie zijn er beperkte mogelijkheden voor een Leer- en ontwikkelplek.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om een medewerker die een helicopterview over het proces heeft. Jouw voornaamste taak is de opdracht van jouw manager door te vertalen naar de planners en ondersteuners teneinde een gestroomlijnd, continue en efficiënt proces neer te zetten.

Wat ga je doen?

In Zevenaar verzorgt het team de planning en ondersteuning werkzaamheden voor zowel spoor 1, spoor 4 (waaronder planning), nareis en de aanmeldbalie nareis. Zevenaar ligt in Gelderland en is een stad in de Liemers. Zevenaar ligt langs de A12 maar de locatie is ook goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Naast de IND zijn ook het COA, Raad voor Rechtsbijstand, Vluchtelingenwerk en de BRP werkzaam. Dit zorgt ervoor dat de lijntjes met de ketenpartners erg kort zijn wat zorgt voor een goede samenwerking. Het team heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel en gaat geen uitdaging uit de weg. Ook wordt er binnen het team multidisciplinair gewerkt, wat betekent dat je op meerdere werksoorten ingezet kan worden. Geen dag is hetzelfde en dat is wat het werken bij de planning en ondersteuning zo leuk maakt! Zonder planning en organisatie zijn er geen draaiende processen!

Je werkt in het hart van het asiel- en/of nareisproces. Deze functie is cruciaal in de doorstroom van het vreemdelingenproces in zijn geheel. Je bent als senior mede verantwoordelijk voor de dagelijkse planning en ondersteuning van het werkproces. Je signaleert mogelijke knelpunten en escaleert daar waar nodig. Als senior planning en ondersteuning coördineer je de ontwikkelingen die op het proces afkomen. Op basis van jouw kennis en werkervaring draag je bij aan verbeterinitiatieven voor het proces.

Geen dag is hetzelfde, de werkzaamheden zijn in meerdere opzichten divers. Zo coach en begeleid je medewerkers, bedenk en stuur je op processen en verbetervoorstellen en werk je samen met een breed scala aan collega's. Zo werk je vooral nauw samen met jouw collega's op de planning en ondersteuning. Door je kennis en ervaring ben jij voor hen het eerste aanspreekpunt bij inhoudelijke vraagstukken en knelpunten. Je signaleert patronen en adviseert jouw manager hierover. Het doel is dan ook dat mede door jouw bijdrage de planning ondersteuning zo soepel mogelijk zal verlopen. Dit maakt jouw rol als senior medewerker planning en ondersteuning veelzijdig en uitdagend.

Voor een deel van jouw tijd ben je beschikbaar als dag coördinator bij de aanmeldbalie nareis. De overige tijd verricht je jouw senior taken bij een van de andere werksoorten. Bijvoorbeeld bij Dublin, Planning, lokaal bedrijfsbureau asiel, MVV nareis of aanmeldbalie nareis.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Het coördineren van de uitvoering van delen van het proces waarvoor het team planning & ondersteuning verantwoordelijk is, bijvoorbeeld de aanmeldbalie nareis;
• Het coördineren en waarborgen van een snelle en correcte processenstroom, zowel op dagelijkse basis als voor de langere termijn;
• Signaleren van trends op instroom en een actieve bijdrage in de samenwerking met de verschillende ketenpartners en de verschillende coördinatoren van de diverse processen op locatie;
• Het inwerken en coachen/begeleiden van nieuwe collega's.

Je beheerst het complete proces en kan deze in de juiste context plaatsen. De werkzaamheden vragen een bepaalde mate van inlevingsvermogen en stressbestendigheid.

Naast jouw werkzaamheden bij de aanmeldbalie nareis en een 2e werksoort in overleg met jouw manager ben je vraagbaak voor andere collega's en coördineer je de verschillende werkstromen en voorraden. Je implementeert nieuwe werkzaamheden, stelt de werkinstructies op, past procesbeschrijvingen aan, geeft voorlichting aan medewerkers en zorgt voor het inwerken en coachen van medewerkers.

Je onderhoudt contacten met de verschillende ketenpartners, je neemt deel aan overleggen en bespreekt de door jou geanalyseerde trends met betrekking tot het proces en de voorraadontwikkeling.

Met jouw professionaliteit, integriteit en efficiency zorg je ervoor dat asiel- en/of nareisprocedures zo vlot mogelijk verlopen. Je hebt een hands-on mentaliteit en bent op je best tijdens piekperiodes. Je blijft het proces en jezelf ontwikkelen om klanten en stakeholders zo goed mogelijk van dienst te zijn. Je werkt respectvol, klantgericht, resultaatgericht en neemt verantwoordelijkheid.

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

Ben jij een spin in het web en weet jij jouw collega's te motiveren en te enthousiasmeren? Reageer als je voldoet aan het onderstaande.

• Je beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt ruime kennis van het vreemdelingenrecht en bent ervaren in de vreemdelingenketen (AVIM, KMAR, COA, DT&V en IND);
• Je hebt goede schriftelijke communicatievaardigheden, je spreekt en schrijft begrijpelijk en correct Nederlands (dit blijkt uit jouw motivatiebrief) en Engels is een pre;
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Oordeelsvorming;
• Klantgerichtheid;
• Resultaatgerichtheid;
• Samenwerken;
• Plannen-en organiseren.