Functieomschrijving
Notuleer, agendabeheer en registreer. Zo lever je als administratief medewerker de nodige ondersteuning van de pelotonscommandant. Jij verzorgt alle secretariële taken, waarmee je de pelotonscommandant ontzorgt. Zo kan die zich volledig richten op diens belangrijke taken. Vanuit jouw rol draag jij bij aan de missie van Defensie: beschermen wat ons dierbaar is. En jouw ontwikkeling? Daar krijg je alle ruimte voor.
Administratieve ondersteuning van de commandant
Je belangrijkste verantwoordelijkheid is het uitvoeren van administratief en secretarieel werk voor de pelotonscommandant en het team. Daar hoort bijvoorbeeld het verzamelen en registreren van gegevens bij. Maar ook het beheren van de agenda en het notuleren tijdens vergaderingen. Daarnaast documenteer je alle in- en uitgaande post, zorg je voor de verdeling en routing van poststukken, en houd je toezicht op de beantwoording. Verder houd jij je bezig met het:
- beheren van de agenda van de pelotonscommandant, zodat afspraken tijdig worden ingepland.
- samenstellen van vergaderstukken, waardoor de vergaderingen goed voorbereid zijn.
- notuleren tijdens vergaderingen, zodat belangrijke punten worden vastgelegd.
- distribueren van vergaderverslagen, zodat iedereen op de hoogte is van de uitkomsten.
- registreren van de aanwezigheid van personeel, zodat er een duidelijk overzicht is van wie aanwezig is.
Functie-eisen
Om jouw werk goed te doen, is het belangrijk dat je nauwkeurig werkt. Je weet informatie op een beknopte maar duidelijke manier op te schrijven. Jouw omgeving omschrijft je als een natuurlijke planner die altijd goed voorbereid is. Verder neem je mee:
- Een afgeronde MBO 2 opleiding Secretarieel medewerker en/of een afgeronde MBO 2 opleiding Administratief medewerker.
- Ervaring met het Microsoft Office-pakket.
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift
Bijzonderheden
- Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
- Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
- Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.
- Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
We streven er naar om je binnen 6 weken na de sluitingsdatum te informeren of je al dan niet uitgenodigd gaat worden voor een selectiegesprek.
Het salaris bedraagt €2918 - €3522