Interim Bestuurssecretaresse

Afdeling

De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega's vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken, public affairs en directiesecretariaat, met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht

Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven:

• Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W;
• Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

Je zorgt voor:  

• Agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken; 
• Het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder;  
• Telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling;  
• Signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn;  
• Het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied.

P.S. Op verzoek van de opdrachtgever wordt deze interim opdracht alleen aangeboden o.b.v. Een (tijdelijk) loondienstverband. Factureren als zzp'er is niet mogelijk (ook niet vanuit je eigen BV) aangezien er gevraagd wordt om de arbeid persoonlijk uit te voeren (geen vervangingsrecht) en er onder leiding en toezicht zal worden gewerkt. Zzp'ers dienen daarom tijdelijk (bij ons) op de payroll te komen.

9 maanden | 32 uur per week | 0,89 fte

Eisen:

• Werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie.

Wensen:

• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente;
• Minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente;
• Werkervaring met Digitaal samenwerken in Microsoft 365.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.