Senior administratief medewerker ilc

Functieomschrijving

Als senior medewerker administratie moet je dagelijks goed kunnen luisteren, enthousiasmeren en overzicht bewaren. Zijn deze eigenschappen jou op het lijf geschreven en heb je daarnaast een inspirerende visie op samenwerking? Dan hopen we van harte dat je bij ons komt werken!

Samen met twee andere senior-administratief medewerkers vervul je coördinerende werkzaamheden en stem je met elkaar af hoe je collega's op locaties kunt helpen. Je hebt primair een aansturende verantwoordelijkheid voor het administratieve team bij het ILC. Jij zorgt voor de coördinatie van de werkzaamheden en een soepele uitwisseling van informatie binnen het team. Je hebt een antenne voor de verschillende behoeften van collega's en kunt deze op elkaar afstemmen. Je kunt goed delegeren, maar houdt ook scherp in de gaten of alles goed verloopt. Je kunt helder communiceren. Je staat voor kwaliteit, signaleert ontwikkelingen en knelpunten en je adviseert de afdelingsmanager over te nemen besluiten.

Als Senior Administratief Medewerker bij de afdeling Informatie en Logistiek (ILC) ben je werkzaam bij een ondersteunende afdeling welke binnen de organisatie een faciliterende rol heeft. Als het gaat om digitaal werken ben je vanuit het ILC het aanspreekpunt voor zowel de afdelingen binnen de organisatie als daarbuiten (ketenpartners). Hiervoor sluit je aan bij verschillende overleggen waarbij het gaat om het organiseren, afstemmen en verbeteren de van de werkzaamheden rondom het digitaal werken. Je bent als senior een coach voor de medewerkers van het ILC en zorgt voor verbinding voor zowel binnen als buiten het team. Als senior voer je periodiek coachingsgesprekken en geeft hiermee input voor de P-gesprekken. Je hebt een actieve rol in de onderlinge afstemming en communicatie met je collega's binnen de organisatie rondom het proces van digitaal werken. Je hebt een actieve rol in het bewaken en verbeteren van het proces welke door het ILC wordt uitgevoerd. Als senior ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling en bewaak je de kwaliteit van de (interne) werkprocessen. Voert periodiek controles uit en koppelt de bevindingen terug aan de medewerker. Je bent verantwoordelijk voor de werkinstructies en het optimaliseren hiervan.

Taken
• coördineren van de werkzaamheden van een team medewerkers administratie.
• coachen van een team medewerkers administratie.
• controleren van de werkzaamheden en fiatteert de verschillende taken.
• Je voert coachgesprekken en levert input voor functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Je verzorgt de introductie en instructie van nieuwe medewerkers.
• Je signaleert ontwikkelingen en knelpunten met betrekking tot de uitvoering, de werkzaamheden en de bedrijfsvoering en adviseert de afdelingsmanagers over de te nemen besluiten.
• beoordelen en controleren van de werksoorten welke door de afdeling worden behandeld.
• Inhoudelijke kennis van de processen (Vakkennis)
• Omgaan met hectische werkvloer (Stressbestendig)

Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De senior administratief medewerker ILC legt verantwoording af aan de manager ILC over de coördinatie, begeleiding en kwaliteit van de registratie en digitalisering van vreemdeling-gerelateerde documenten;
de kaders worden gevormd door vreemdelingenbeleid, instructies, voorschriften en procedures voor de uitvoering van de werkzaamheden;
De senior administratief medewerker ILC neemt beslissingen over de inzet en planning van de administratief medewerkers ILC, het nemen van de juiste prioriteiten, over de opzet en het opstarten van periodieke kwaliteitscontroles, en over de wijze van coachen van medewerkers.

Functie-eisen

• MBO+ werk- denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent communicatief sterk en beschikt over uitstekende coaching-vaardigheden.
• Kennis van het werkterrein van de DT&V; Kundig in het schrijven van verbetervoorstellen en procesbeschrijvingen.
• Vaardigheid in het signaleren van problemen en probleemoplossend vermogen;
• Computervaardigheden, bij voorkeur gewerkt met verschillende ICT-/ database systemen

Competenties en persoonlijke eigenschappen
Je bent doelgericht en samenwerkingsgericht, organisatorisch sterk en denkt in oplossingen. Je bent goed in het coachen van collega's en sensitief voor wat zij nodig hebben en wat de afdeling nodig heeft. Je bent flexibel ingesteld en veerkrachtig. Je beschikt over een goed organisatie-inzicht. Daarnaast draag je bij aan de nauwkeurigheid, zorgvuldigheid en de klantvriendelijkheid van de afdeling. Je bent stressbestending,ordelijk en omgevingsbewust. Je bent alert en initiatiefrijk en is altijd bezig met het coachen van medewerkers en het adviseren van de afdelingsmanager over de te nemen besluiten.

Bijzonderheden

Als DTenV willen we een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving. En we zijn dus altijd op zoek naar (toekomstig) medewerkers die het verschil willen maken voor Nederland. We zijn er als onderdeel van de Rijksoverheid van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben.