Functieomschrijving
Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin jouw enthousiasme en daadkracht dagelijks het verschil maken? Wij zoeken een bevlogen directieondersteuner die als belangrijke schakel onze onlangs opgerichte directie ondersteunt. Bij ons ben jij de aangewezen persoon voor diverse directie brede onderwerpen en taken? Dan zoeken we jou! Lees snel verder.
Wat ga je doen?
Als directieondersteuner binnen de directie Realisatie Woningbouw, heb je een cruciale rol binnen onze directie. Jouw taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling op het gebied van de bedrijfsvoering van de directie. De taken zijn op het gebied van informatiehuishouding, interne communicatie, ondersteuning bij organisatieontwikkeling, huisvesting en parlementaria.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:
- Jij bent binnen de directie het aanspreekpunt voor alles rondom informatiehuishouding en je weet wat er ministerie-breed speelt;
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van Digidoc. Digidoc is het systeem voor het digitaal behandelen van de gehele documenthuishouding in het dagelijks werk. Het dient zowel als afstemmings-/goedkeuringssysteem als samenwerkingsomgeving als archief. Je regelt o.a. Trainingen en vraagt accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je dat de mappenstructuur overzichtelijk is en blijft;
- Je houdt het overzicht van parlementaria up-to-date. In dit overzicht staan onder andere openstaande vragen vanuit de Tweede Kamer die tijdig beantwoord moeten worden, moties en toezeggingen gedaan door de Minister;
- Je coördineert de maatschappelijke burgercorrespondentie voor de directie en onderhoud contacten binnen het hele ministerie;
- Binnen de directie verzorgt je de coördinatie van WOO-verzoeken;
- Je houdt handboeken en andere naslagdocumenten bij van de directie en afdelingen bij en coördineert de onboarding;
- Je levert een bijdrage aan de interne communicatie en informatievoorziening richting collega's binnen de directie;
- Overige incidentele taken kunnen zijn het organiseren van directie brede bijeenkomsten of directieteamsessies.
Daarnaast ben je back-up van de directiesecretaris en jouw collega ondersteuners wanneer zij met vakantie zijn. Jouw rol is van grote waarde voor het soepel functioneren van onze directie.
Functie-eisen
Wij zoeken iemand die enthousiast en gedreven is om bij te dragen aan de opbouw en het tot een succes maken van onze nieuwe directie. Je neemt graag het initiatief en hebt aandacht voor dat wat er speelt binnen de directie. Daarnaast zoeken wij iemand die;
- beschikt over een strategische helicopterview om bedrijfsvoeringprocessen helder en praktisch in te richten op tactisch en operationeel niveau;
- sociaal vaardig en collegiaal is, waardoor je moeiteloos samenwerkt met collega's en een functioneel netwerk binnen de organisatie opbouwt, zowel binnen als buiten de directie;
- zelfstandig is en proactief werkzaamheden oppakt en signaleert wanneer dat nodig is;
- flexibel en stressbestendig is en effectief kan schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;
- beschikt over minimaal een HBO werk- en denkniveau.
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- De keuze voor een nieuwe baan kan in deze tijd best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in;
- Wij vinden diversiteit belangrijk. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en de creativiteit waardoor we beter aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jou!
Het salaris bedraagt €3404 - €5389