Medewerker contractbeheer

Functieomschrijving

In het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van Dienst Justitiële Inrichting (DJI) is het altijd uitdagend! Met een jaarlijks budget van €350 miljoen, bedienen wij naast DJI, het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), de Justitiële Uitvoeringsdienst Toetsing Integriteit & Screening (JUSTIS), de Justitiële ICT Organisatie (JIO) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als medewerker contractbeheer krijg jij de kans om een belangrijke rol te spelen in ons dynamische team. Draag bij aan de succesvolle uitvoering van ons interessante en maatschappelijke IUC. Ben jij klaar voor deze uitdaging?

Al onze klanten (DJI, JUSTIS, NFI, JIO en IND) hebben locatiespecifieke contracten met partijen, zoals kappers, hoveniers of onderhoudsbedrijven. Het Inkoopuitvoeringscentrum verzorgt de inkoop voor al onze klanten en dat doen wij klantgericht en professioneel. In jouw functie richt jij je op een (eigen) contractportfolio van een aantal locaties en klanten. Van a tot z: van het leveren van een bijdrage aan de afsluiting tot het beheren van een contract, het uitvoeren van een verlengingen en het beëindigingen van contracten.

In onze systemen zie jij precies welke contracten in het volgend tertaal verlopen of wijzigen. Jij adviseert jouw contactpersonen binnen jouw (eigen) contractportfolio hierover, zoals de facilitair managers en de businesscontrollers. Jij bent verantwoordelijk van het up to date houden van de contractinformatie, voor de signalering en bewaking van het tijdig uitvoeren van de vereiste acties. Zo check jij bijvoorbeeld of een eventuele verlenging contractueel is toegestaan. Vervolgens bespreek jij met jouw contactpersonen wat er met een overeenkomst moet gebeuren. Gaat het om een verlenging? Dan maak jij alles in orde. Moet er een nieuw contract worden afgesloten? Dan zorg jij voor de beëindiging van de huidige overeenkomst. Jij neemt indexeringsverzoeken in behandeling en wikkelt deze verder af. Jij registreert afspraken in onze (financiële) systemen, brengt inkoopdossiers op orde en archiveert de stukken. Jij neemt deel aan klantgesprekken en handelt vragen af m.b.t. Contracten vanuit de klant (locaties), leveranciers of het FDC/IUC m.b.t. De administratieve vastlegging en inhoud van het contract. Jij bent de vraagbaak voor jouw directe collega's. Daarnaast ondersteun jij jouw directe collega's en contractmanagers bij inhoudelijke vraagstukken en sta jij ook regelmatig in contact met leveranciers.

Jij zult werkzaam zijn in Team Contracten, dat uit ongeveer 30 mensen bestaat, waaronder circa 10 contractbeheerders en circa 20 contractmanagers. Wij werken minimaal één dag per week gezamenlijk op kantoor in Den Haag.

Functie-eisen

• Jij hebt hbo-werk- en denkniveau, met basiskennis van inkoop en aanbesteden.
• Minimaal 2 jaar ervaring met contractbeheer, bij voorkeur in de publieke sector.
• Jij werkt nauwkeurig en houdt je aan regels en richtlijnen, met oog voor een goede administratie.
• Jij bent oplossingsgericht en schakelt snel tussen taken.
• Jij bent klantgericht en staat open voor samenwerking met collega's, klanten en leveranciers.
• Jij communiceert duidelijk en hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.

Competenties:

• klantgerichtheid.
• analyseren.
• samenwerken.
• plannen-en-organiseren.
• voortgangscontrole.
• omgevingsbewust.