Wethouderssecretaresse

Het team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning is onderdeel van de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) en valt in de afdeling Staf GMT/Gemeentesecretaris (GS). 

Deze directie bestaat naast Staf GMT/GS uit de afdelingen Bestuursadvisering, Public Affairs en Bestuurlijke Projecten, Kabinet Burgemeester en Strategie. De collega's van BMA adviseren en ondersteunen het college, het Gemeentelijk Management Team (GMT) en organisatieonderdelen/stadsdelen, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Zij verzorgen de bestuurlijke en strategische advisering voor de besluitvorming van het college van Burgemeester en wethouders. BMA hanteert de drie basisprincipes van "samen voor Amsterdam": opgave gericht, wendbaar en met vertrouwen als leidraad voor haar professionele ontwikkeling. 

Team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning bestaat uit twee teams: ondersteuning bestuur en ondersteuning ambtelijke leiding. Werklocatie: Amstel 1, 1011PN, AMSTERDAM 

Als wethouders ondersteuner ben je een belangrijke schakel binnen de bestuurlijke ondersteuning en werk je nauw samen met een of meerdere wethouders. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische taken en speelt een cruciale rol in het soepel verlopen van hun dagelijkse activiteiten. Daarbij zorg je voor de organisatie en coördinatie van hun afspraken, de voortgang van dossiers en de communicatie met diverse interne en externe partners. In deze functie werk je niet alleen direct met de wethouders, maar ben je ook een belangrijk onderdeel van het bredere team van bestuurlijke ondersteuning. Je werkt samen met bestuurssecretarissen, clusterdirecteuren en andere betrokkenen en ondersteunt daarmee de beleidsvoering. Je hebt ruimte om actief mee te denken over procesverbeteringen en nieuwe manieren om het werk efficiënter en effectiever te maken. Hierbij speelt jouw betrokkenheid bij bestuurlijke processen een grote rol; je ondersteunt niet alleen administratief, maar levert ook een bijdrage aan het verbeteren van de dienstverlening in een steeds veranderende omgeving. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Actief complex agendabeheer van de wethouder(s) en flexibel in en uitplannen van afspraken die dagelijks kunnen verschuiven of veranderen; 
• Accuraat beheren van de mailbox van de bestuurder(s): lezen, doorzetten, monitoren en beantwoorden van uitnodigingen en berichten; 
• Voorbereiden van vergaderingen: doorgeven van data waarop directies overleggen kunnen inplannen; monitoren of stukken en of opstapformulieren door diensten zijn aangeleverd; 
• Deelnemen aan de kleine stafvergadering en doen van voorstellen voor het agendabeheer in relatie tot prioritering, uitnodigingen, logistieke en facilitaire zaken; 
• Proactief en zorgvuldig samenwerken met alle betrokkenen: gericht werken in de complexe omgeving van het bestuurssecretariaat. Hier spelen organisatorische, maatschappelijke en politieke (omgeving) factoren een duidelijke rol; 
• Doen van verbetervoorstellen voor bestaande (werk)processen en actief bijdragen aan vernieuwingen en innovaties.

Voor deze functie Wethouders secretaresse beschik je over: 

Eisen: 

• Minimaal 2 jaar ervaring als managementondersteuner/assistent/secretaresse in een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie, waarbij je een iemand ondersteunde die betrokken was bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen. 
• Uitstekende kennis van en ervaring met Microsoft 365 en je kunt vlot met (nieuwe) digitale systemen werken. 
• Je bent bereid om tijdens recesperiodes verlof op te nemen en verlof af te stemmen op afwezigheid van de wethouders. 

Wensen: 

• Flexibel: je kunt effectief om te gaan met veranderende omstandigheden en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten. Daarnaast ben je flexibel bereikbaar, zodat je altijd kunt inspelen op de behoeften van de directeur en organisatie. 
• Communicatieve vaardigheden: je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal, aangezien dit de voertaal voor de functie is. Je zorgt voor zorgvuldige opvolging van de communicatie en bent altijd goed bereikbaar 
• Anticiperen: je signaleert tijdig of er knelpunten of problemen gaan ontstaan in de werkprocessen van zichzelf en van het team en zorgt vakkundig voor oplossingen. Je hebt scherpe aandacht voor details en lost problemen ad hoc op als deze zich voor doen. Je houdt ervan op onvoorziene situaties snel en praktisch op te lossen, zodat iedereen weer verder kan of er geen last van heeft gehad. 

Aan competenties breng je mee: 

• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties. 
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3359,- en maximaal €4811,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl