Medewerker I-desk

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Financiën & Inkoop is onderdeel van het cluster Bedrijfsvoering binnen de gemeente Amsterdam. De I-desk is onderdeel van de F&I-desk die deel uit maakt van de afdeling Administratie en Financieel beheer. F&I richt zich onder meer op het versterken van de ondersteuning aan en samenspel met onze partners in de andere directies. Wij streven naar maatwerk bij onze dienstverlening.

Onze werklocaties zijn aan de Klaprozenweg, Amstel 1, en er is ook de mogelijkheid om vanuit thuis te werken. Het team zal bestaan uit ongeveer 16 collega's, en we hechten veel waarde aan een informele werksfeer, waarin samenwerking en collegialiteit centraal staan.

De beoogde medewerker maakt deel uit van het team F&I-desk, dat momenteel wordt opgebouwd ter ondersteuning van de introductie van SAP Ariba binnen onze gemeente. Dit betreft de inkoopmodule die is gekoppeld aan SAP S/4HANA.

Als helpdesk-medewerker inkoop help je onze medewerkers mee om wegwijs te worden in ons nieuw ingerichte financiële en inkoopsysteem (AFIS geheten, bestaande uit SAP/Ariba). Je maakt impact als medewerker door onze gemeentelijke medewerkers te helpen bij een goede acceptatie van en het werken met dit nieuwe systeem. Je gaat werken in een nieuw opgezet team waarin je alle ruimte krijgt zelf initiatief te tonen, te adviseren, mee te denken en oplossingen aan te dragen.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Je beantwoordt vragen met betrekking tot inkoop die binnenkomen via TOPdesk of Microsoft Teams. Je beoordeelt of je de vraag zelf kunt beantwoorden of dat deze moet worden doorverwezen naar het tweedelijns ondersteuningsteam;
• Je assisteert medewerkers met hun vragen over het systeem en begeleidt hen via Teams, zodat ze bepaalde wijzigingen of handelingen kunnen uitvoeren;
• Je kwalificeert leveranciers door hen een inkoopcode toe te wijzen in ons systeem, gebaseerd op de soort dienst of product. Hiervoor zoek je de benodigde informatie zelf op of overleg je met de leverancier of het tweedelijns ondersteuningsteam;
• Je ontwikkelt en verbetert het administratieve proces rondom leveranciersmanagement;
• Je behandelt complexere inkoopvraagstukken: Analyseert vraagstukken die financieel of inkoop gerelateerd zijn en escaleert naar de juiste afdelingen indien nodig;
• Je toetst en kwalificeert leveranciers: Onderzoekt de beschikbare leveranciers voor specifieke producten/diensten en voert een toets uit om overlap te voorkomen;
• Je coördineert met interne stakeholders en contractmanagers over catalogusbeheer en onboarding, en rapporteert hierover.

• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis en ervaring met SAP, waarbij ervaring met Ariba of een vergelijkbaar inkoopen contractmanagementsysteem een pluspunt is;
• Sterke administratieve en klantgerichte vaardigheden;
• Je bent oplossingsgericht, werkt nauwkeurig en hebt een resultaatgerichte instelling;
• Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit, maar kunt ook uitsteken in  teamverband werken en effectief schakelen in projecten met diverse stakeholders;
• Je hebt een dienstverlenende, helpende, initiatiefrijke en hands-on instelling;
• Je werkt gemakkelijk met systemen, vindt snel je weg daarin, kunt je goed verplaatsen in de vragen van medewerkers en denkt oplossingsgericht;
• Je hebt ervaring met het ontwikkelen en verbeteren van administratieve processen;
• Je hebt ervaring met een helpdesk-omgeving en het adviseren, meedenken en oplossingen bieden liggen in jouw natuur;
• Werken in een omgeving waar nog niet alles duidelijk is en waar je je weg moet vinden, schrikt je niet af; je ziet het juist als een uitdaging.

• Een fulltime/parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3359,- en maximaal €4811,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl