Directiesecretaresse

Bedrijfsnaam:

Havenbedrijf Rotterdam

Dienstverband:

• Fulltime, Parttime, Freelance / ZZP, Projectbasis, Detachering

Contractduur:

3,5 maanden

Startdatum:

16-12-2024

Locatie:

Wilhelminakade 909, 3072 AP Rotterdam, Nederland

Salaris:

Tot €4297,00 per maand bruto fulltime

Uren per week:

36 uren

Deadline vacature:

1-12-2024

POR SRQ142191. Havenbedrijf Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Informatie Bestuurlijke OndersteuningBO adviseert, faciliteert en ondersteunt de Algemene directie, de Raad van Commissarissen en de Algemene vergadering van Aandeelhouders bij de besluitvorming, besturing, uitvoering en verantwoording.Je komt tijdelijk het Bestuurlijke Ondersteuning team versterken; je primaire taak zal zijn om onze nieuwe COO te ondersteunen en een vliegende start te geven. Als directiesecretaresse bij de Bestuurlijke Ondersteuning zijn je dagelijkse taken zeer veelzijdig:Complex agendabeheer, het verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie, het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelen van vergaderstukken en vergaderingen notuleren, telefoonafhandeling, het voorbereiden van reizen, waaronder het boeken van chauffeurs, reizen en hotelovernachtingen, reserveren van vergaderzalen, ontvangst van bezoekers, e-mail beheer van meerdere mailboxen.Het directiesecretariaat ondersteunt samen de directie en de RvC. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen.

In deze functie werk je zelfstandig en in teamverband. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen. Als directiesecretaresse ben jij sterk in plannen. Je zorgt ervoor dat de verschillende agenda’s en planningen realistisch zijn, weet de juiste prioriteiten te stellen en vooruit te denken. Jij bent een collega met een proactieve en constructieve werkhouding. Daarnaast kun je ook goed verwachtingen managen en kun je aangeven wat jij wel en niet kunt oppakken.Je bent van nature dienstverlenend ingesteld en erop gericht om anderen te ondersteunen in het halen van gestelde doelen en resultaten. Je kunt creatief en oplossingsgericht werken om je collega’s zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen. Iemand die het leuk vindt om samen te werken, maar ook heel zelfstandig kan opereren.

De daadwerkelijke aanvang opdracht is op maandag 6 januari. Echter vinden er voor start opdracht 1 of 2 inwerkdagen plaats. De momenten van deze inwerkdagen kunnen plaatsvinden op:

• 16 december
• 17 december
• In overleg op 2 of 3 januari 

​​​​​Functie eisen: 

• Kandidaat is full time (32/36 uur) beschikbaar.
• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft minimaal 10 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur directiesecretariaat.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal .
• Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
• Kandidaat heeft ervaring met SharePoint
• Kandidaat heeft ervaring met iBabs
• Kandidaat heeft ervaring met SRXP
• Kandidaat heeft ervaring met Proactis
• Kandidaat heeft ervaring met SAP 4 Hana 

Competenties: 

• Een energieke en verbindende persoonlijkheid.
• Kandidaat zorgt voor focus, stelt prioriteiten en zorgt dat werk op tijd en netjes wordt gedaan.
• Kandidaat is veerkrachtig; laat zichzelf niet snel gek maken en kan creatief en oplossingsgericht denken.
• Kandidaat is representatief, service-gericht en behandelt iedereen met respect.
• Kandidaat werkt graag samen, en voelt zich verantwoordelijk om met collega’s een goed resultaat neer te zetten.
• Kandidaat is proactief en vindt het leuk om vooruit te denken.

​​​Wij omarmen diversiteit op vlak van geslacht, leeftijd, culturele achtergrond en geaardheid; we zullen daarmee rekening houden in de procedure.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur op een directiesecretariaat.
• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
• Kandidaat heeft ervaring met SharePoint
• Kandidaat heeft ervaring met iBabs.
• Kandidaat heeft ervaring met SRXP.
• Kandidaat heeft ervaring met Proactis.
• Kandidaat heeft ervaring met SAP 4Hana.
• Kandidaat is beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op donderdag 5 december tussen 11:30-14:30 uur.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Inschrijvingen waarin een ZZP’er wordt aangeboden komen niet in aanmerking.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

Screeningsvragen

• Kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur op een directiesecretariaat.
• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
• Kandidaat heeft ervaring met SharePoint
• Kandidaat heeft ervaring met iBabs.
• Kandidaat heeft ervaring met SRXP.
• Kandidaat heeft ervaring met Proactis.
• Kandidaat heeft ervaring met SAP 4Hana.
• Kandidaat is beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op donderdag 5 december tussen 11:30-14:30 uur.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.