Managementondersteuner

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/ 

Het cluster Ruimte en Economie staat voor het creëren van de ruimtelijke en economische randvoorwaarden die nodig zijn om Amsterdam tot een sterke metropool uit te laten groeien. Dit doet het cluster vanuit opgaven in de ruimtelijke economische sector van zowel het college als ook de bestuurscommissies van de stadsdelen en met en voor de huidige en toekomstige bewoners, bedrijven en bezoekers. Zo is en blijft de stad goed bereikbaar, is Amsterdam duurzaam en biedt het alle mogelijkheden voor goede leefmilieus en optimale ontwikkeling van de economie. Belangrijk is dat er aandacht is voor alle schaalniveaus, van portiek tot de gehele metropool. Het Cluster Ruimte en Economie omvat 13 onderdelen met een grote diversiteit aan onderwerpen. Organisatieonderdeel Grond en Ontwikkeling geeft vorm aan de groei en ontwikkeling van Amsterdam en realiseert daarmee gemeentelijke doelstellingen op het terrein van gebieds- en vastgoedontwikkeling. De kerntaken zijn: het bouwrijp maken van gemeentelijke grond en het in erfpacht uitgeven daarvan; het beheer van onroerend goed en financieel-economische begeleiding en management van ruimtelijke projecten. Het Projectmanagementbureau van de Gemeente Amsterdam verzorgt in opdracht het project-, proces- en programmamanagement van projecten in het ruimtelijk, sociaal en economisch domein. Onze belangrijkste werkvelden zijn: gebiedsontwikkeling, sociale domein, verkeer en vervoer en (maatschappelijk) vastgoed. Het Projectmanagementbureau is een open en flexibele organisatie met een platte organisatiestructuur. Het Projectmanagementbureau bestaat uit een directeur, drie directieleden en circa 600 medewerkers. Daarnaast is er een staf die het primaire proces ondersteunt. 

Werklocatie: Jan van Galenstraat 323, 1056CH, AMSTERDAM 

In de functie van managementondersteuner Hersteloperatie Toeslagenaffaire lever je secretariële en ondersteunende taken voor de programmamanager. Je kijkt en denkt proactief mee zodat er overzicht ontstaat. Je weet bovendien snel bij wie je waarvoor moet zijn en doet daar bij emailbeheer handig je voordeel mee qua prioritering en afhandeling. Je bouwt ook een fijne werkrelatie op met de programmasecretaris. Met z'n drieën vormen we het as van het programmateam. 

Daarnaast ervaren verschillende teamleden flinke pieken in het werk. Als er tijd over blijft spring je programma breed bij met het inplannen van (complexe) afspraken en overleggen. Kijkt wat je ze praktisch uit handen kan nemen (oa. Reserveren vergaderruimtes, bestellen van lunches, faciliteren van diverse bijeenkomsten en overleggen zowel intern als extern). Binnen de kortste keren ben jij onze spin in het web. 

Je treft tevens voorbereidingen voor het wekelijkse teamoverleg (zorgdragen dat agenda tijdig gereed is, je notuleert gemaakte afspraken en acties en legt daarbij verbindingen); Het programmateam heeft nu nog verschillende algemene mailboxen. Dit willen we terugbrengen naar 1 mailbox waar alles bij elkaar komt. Je beheert deze samen met een collega. Jullie pakken de acties die hieruit voortkomen voortvarend op en zien toe op de afhandeling. 

Dan zijn er ook nog administratieve taken. Zo ben je bij de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) het contactpersoon namens de gemeente voor toegang tot de zogenaamde lijsten (erkenden en niet-erkenden, personen die brede ondersteuning nodig hebben en willen dat de gemeente contact met hen opneemt). Deze laatste lijst zet je door naar o.a. De Buurtteams. Sommige lijsten zijn wekelijks, andere maandelijks. 

Je zorgt ervoor dat de facilitaire zaken tijdig zijn geregeld zoals locatie, catering en voorzieningen voor bijeenkomsten. Maar ook het versturen van attenties en het voorbereiden van de komst van nieuwe medewerkers (proactief checken op doorloop proces en of voorzieningen zoals laptop, telefoon, toegangspas, systeemtoegang op tijd gereed zijn), kunnen we aan je toevertrouwen. 

Voor aanvragen van inkooporders en het facturatieproces, geldt dit eveneens. Je raakt bekend met deze processen en weet snel de juiste mensen te vinden om vlot deze procedures te doorlopen.

Voor deze functie Management Hersteloperatie Toeslagen beschik je over: 

Eisen: 

• Je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau; 
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een overheidsorganisatie; 
• Je hebt werkervaring in gebruik van Outlook, Word, Excel en Sharepoint. Je bent verder digitaal handig en kan daarin andere ondersteunen. 

Wensen: 

• Je bent bekend met het sociaal domein, pre als je eerder bij de gemeente Amsterdam hebt gewerkt; 
• Je hebt ervaring in het werken in een grote organisatie met verschillende lagen en manieren van organiseren waardoor je je weg moet zien te vinden; 
• Gewend om met hectiek om te gaan en weet daarin rust en overzicht te brengen. 

Aan competenties breng je mee: 

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

• Een parttime/fulltime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3052,- en maximaal € 4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van 1 jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl