Recordmanager

Bedrijfsnaam:

Gemeente Stichtse Vecht

Dienstverband:

• Parttime, Freelance / ZZP, Projectbasis, Bepaalde tijd, Detachering

Contractduur:

3 maanden

Startdatum:

1-12-2024

Locatie:

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen, Nederland

Salaris:

Tot €90,00 per uur voor ZZP of tot €5313,00 per maand bruto fulltime voor detachering

Uren per week:

32 uren

Deadline vacature:

26-11-2024

ci SRQ112096. Gemeente Stichtse Vecht

Recordmanager

Als recordmanager zorg je mede voor een goede inrichting en werking van het informatiebeheer (analoog en digitaal) binnen de Gemeente Stichtse Vecht op tactisch en operationeel niveau.

Je ondersteunt bij de implementaties van generieke werkwijzen voor opslag, beheer en vernietiging van informatie en archiefbescheiden binnen de gemeente en houdt deze actueel. Door je actuele kennis van de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van archivering, informatiebeheer en gegevensbescherming weet je waarom beleidskeuzes zijn gemaakt en wat er zo belangrijk is aan goede werk- en procesafspraken.

Je bent betrokken bij projecten om informatiesystemen goed in te richten en geeft samen met de beleidsadviseurs gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s, projecten en afdelingen. Tevens ben je in staat leiding te geven aan bewerkingsprojecten van archiefbescheiden, waaronder migratie, vernietiging, overbrenging en digitalisering.

In het kader van kwaliteitszorg voer je periodieke audits en beoordelingen van informatiebeheerprocessen uit en koppelt terug om naleving en effectiviteit te waarborgen. Het monitoren van de staat van de archiefruimten en zo nodig bijsturen bij afwijkingen valt hier ook onder. Je doet verbetervoorstellen om de kwaliteitsstandaarden door te ontwikkelen.

Je bent een verbinder en sparringpartner binnen het team en binnen projecten. Je kunt collega’s binnen de gemeente begeleiden en inspireren en kunt (nieuwe) werkwijzen en -methode overbrengen en exact uitleggen waarom (beleids)keuzes zijn gemaakt.

In deze functie werk je nauw samen met o.a. de andere recordmanagers, beleidsadviseurs en functioneel beheerders binnen het team informatiebeheer. Ook ben je eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor alle medewerkers van het team archief/DIV die verantwoordelijk zijn voor de operationele activiteiten.

Kennis & Vaardigheden

• Processen en werkwijzen kunnen ontwikkelen voor actuele en toekomstige problemen.
• Goede analytische en probleemoplossende vaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeheer en gegevensbescherming, waaronder waarderen en selecteren.
• Ervaring met informatiebeheersystemen en -technologieën, waaronder zaakgericht werken.
• Vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden binnen de organisatie.
• Projecten kunnen begeleiden en uitvoeren.

Competenties

• Analytisch, praktisch en oplossingsgericht
• Zelfstandig, stress bestendig en pro-actief
• Plannen en organiseren, voortgang bewaken, kwaliteitsgericht
• Communicatief sterk en verbindend

RESULTAATGEBIEDEN

Informatiebeheer en Archivering

1. 1. Informatiebeheer: Zorgdragen voor effectief beheer van fysieke en digitale archiefbescheiden gedurende gehele levenscyclus (tot overbrenging).
   2. Archivering: Ontwikkelen, implementeren en onderhouden van procedures rondom archivering.

Wet en regelgeving

1. 1. Controleren op naleving van relevante wet- en regelgeving, zoals de archiefwet, -besluit en -regeling, AVG, WOO en andere relevante wetgeving of richtlijnen. .

Advies en Ondersteuning

1. 1. Adviesrol: Adviseren van medewerkers en management over naleving van afspraken rondom informatiebeheer en -beleid.
   2. Ondersteuning: Ondersteunen bij ontwikkeling (en evt. verzorging) van trainingen en ondersteuningsmateriaal voor medewerkers.

Risicobeheer en continuïteit

1. 1. Risicoanalyse: Identificeren en analyseren van risico’s gerelateerd aan informatiebeheer (op tactisch-operationeel niveau) en voorstellen van passende beheersmaatregelen.
   2. Continuïteitsplanning: Ontwikkelen en onderhouden van plannen voor informatiebeheer bij noodsituaties en calamiteiten.

Beveiliging en Privacy

1. 1. Gegevensbescherming: Implementeren van maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van records te waarborgen.
   2. Toegangsbeheer: Organiseren van de juiste toegangsrechten en -beperkingen om onbevoegde toegang tot records te voorkomen en tegelijk gemakkelijke en efficiënte toegang tot informatie voor geautoriseerde gebruikers.

Implementatie en Naleving

1. 1. Uitrol van beleid: Leidinggeven aan de implementatie van informatiehuishoudingsbeleid binnen de organisatie, inclusief het opstellen van actieplannen en tijdlijnen
   2. Toezicht: Monitoren en evalueren van de naleving van vastgestelde beleid en procedures, en zorgen voor consistentie en integriteit bij uitvoer informatiebeheer.

Procesoptimalisatie

1. 1. Procesverbetering: Identificeren en implementeren van verbeteringen in het informatiebeheerproces.
   2. Technologiegebruik: Evalueren en toepassen van technologische oplossingen voor efficiënter informatiebeheer.

Projectmanagement

1. 1. Projectleiding: Leiden en coördineren van projecten op het gebied van informatiehuishouding, inclusief het opstellen van projectplannen, budgetten en tijdschema’s.
   2. Resultaatgerichtheid: Zorgdragen voor het tijdig opleveren van projectresultaten die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en projectdoelstellingen.

Kwaliteitsborging en Controle

1. 1. Audits: Uitvoeren van periodieke audits en beoordelingen van informatiebeheerprocessen om naleving en effectiviteit te waarborgen.
   2. Kwaliteitsstandaarden: Handhaven van kwaliteitsstandaarden voor informatiebeheer en voorstellen ter verbetering doen.

Stakeholder Management

1. 1. Interne samenwerking: Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de organisatie om informatiebeheer te integreren in bedrijfsprocessen.
   2. Externe relaties: Onderhouden van relaties.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen

• Processen en werkwijzen kunnen ontwikkelen voor actuele en toekomstige problemen.
• Goede analytische en probleemoplossende vaardigheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeheer en gegevensbescherming, waaronder waarderen en selecteren.
• Ervaring met informatiebeheersystemen en -technologieën, waaronder zaakgericht werken.
• Vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden binnen de organisatie.
• Projecten kunnen begeleiden en uitvoeren.
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee).
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.