Standplaats: ROTTERDAM
Duur: 16-12-2024 - 31-03-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29-11-2024
Project:
Directiesecretaresse
- Functie eisen:
Kandidaat is full time (32/36 uur) beschikbaar.
Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
Kandidaat heeft minimaal 10 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur directiesecretariaat.
Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal .
Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
Kandidaat heeft ervaring met SharePoint
Kandidaat heeft ervaring met iBabs
Kandidaat heeft ervaring met SRXP
Kandidaat heeft ervaring met Proactis
Kandidaat heeft ervaring met SAP 4 Hana
Competenties:
Een energieke en verbindende persoonlijkheid.
Kandidaat zorgt voor focus, stelt prioriteiten en zorgt dat werk op tijd en netjes wordt gedaan.
Kandidaat is veerkrachtig; laat zichzelf niet snel gek maken en kan creatief en oplossingsgericht denken.
Kandidaat is representatief, service-gericht en behandelt iedereen met respect.
Kandidaat werkt graag samen, en voelt zich verantwoordelijk om met collega's een goed resultaat neer te zetten.
Kandidaat is proactief en vindt het leuk om vooruit te denken.
Wij omarmen diversiteit op vlak van geslacht, leeftijd, culturele achtergrond en geaardheid; we zullen daarmee rekening houden in de procedure.
Functieomschrijving
Je komt tijdelijk het Bestuurlijke Ondersteuning team versterken; je primaire taak zal zijn om onze nieuwe COO te ondersteunen en een vliegende start te geven. Als directiesecretaresse bij de Bestuurlijke Ondersteuning zijn je dagelijkse taken zeer veelzijdig:
Taken:
• Complex agendabeheer
• Het verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie
• Het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzamelen van vergaderstukken en vergaderingen notuleren
• Telefoonafhandeling
• Het voorbereiden van reizen, waaronder het boeken van chauffeurs, reizen en hotelovernachtingen
• Reserveren van vergaderzalen
• Ontvangst van bezoekers
• E-mail beheer van meerdere mailboxen
Het directiesecretariaat ondersteunt samen de directie en de RvC. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen.
Werkomgeving
In deze functie werk je zelfstandig en in teamverband. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen.
Vereisten:
• Sterk in plannen
• Realistische agenda's en planningen
• Juiste prioriteiten stellen en vooruit denken
• Proactieve en constructieve werkhouding
• Verwachtingen managen
• Dienstverlenend ingesteld
• Creatief en oplossingsgericht werken
• Leuk vinden om samen te werken, maar ook zelfstandig kunnen opereren
Startdatum
De daadwerkelijke aanvang opdracht is op maandag 6 januari. Echter vinden er voor start opdracht 1 of 2 inwerkdagen plaats. De momenten van deze inwerkdagen kunnen plaatsvinden op:
• 16 december
• 17 december
• In overleg op 2 of 3 januari
Functie-eisen:
Kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur op een directiesecretariaat.
Gewijzigd
Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
Gewijzigd
Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
Kandidaat heeft ervaring met SharePoint
Kandidaat heeft ervaring met iBabs
Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden komen niet in aanmerking. Eis (ja-neevraag)
Te beantwoorden door aanbieder
Wensen:
Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
Kandidaat heeft ervaring met SRXP
Kandidaat heeft ervaring met Proactis
Kandidaat heeft ervaring met SAP 4Hana
Kandidaat is beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op donderdag 5 december tussen 11:30-14:30 uur.