Standplaats: 'S-GRAVENHAGE
Duur: 11-11-2024 - 10-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29-11-2024
Project:
De functie
De afdelingssecretaris is de rechterhand van de afdelingsmanager Realisatie Landelijk (REAL) van het Rijksvastgoedbedrijf. De afdeling Realisatie Landelijk leidt landelijke en complexe programma's op het gebied van onder andere duurzaamheid, de buitenruimte van ons vastgoed, brandveiligheid en het onderhoud van pachtboerderijen. Verder houdt deze afdeling zich bezig met het beheer van landelijke contracten.
Algemeen
De afdelings- en projectsecretaris op wo-niveau voert zijn of haar werkzaamheden uit voor de afdeling Realisatie Landelijk maar valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Uitvoeringsstrategie en is daarmee automatisch onderdeel van deze afdeling. Binnen deze afdeling zijn de ondersteunende functies ondergebracht.
Specifiek
Inhoudelijke ondersteuning
•
• Ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de pilots Geïntegreerde Contracten en bijbehorende vervolgstappen op strategisch en tactisch niveau.
• Ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de waardestroom Projecten op strategisch en tactisch niveau.
Vergaderingen en rapportages
•
• Inhoudelijk voorbereiden, adviseren en afhandeling van tweewekelijks MT afdeling REAL.
• Actueel houden en bewaking en coördinatie van de voortgang van Obeya voor de afdeling REAL.
• Verbetering van de kwaliteit en consistentie van de verschillende managementrapportages en het bewaken van de voortgang.
Overige taken
•
• Overige klussen ter (inhoudelijke) ondersteuning van de afdelingsmanager onder andere op het gebied van de organisatieontwikkeling van deze afdeling.
Functie-eisen:
Eis01: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde WO opleiding op het gebied van bestuurskunde, rechten, organisatiewetenschappen of vergelijkbaar.
Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris.
Toelichting: Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke opdrachtgever, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).
Toelichting: De opdrachtnemer deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het Rijksoverheid plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen. Indien noodzakelijk voor de werkzaamheden richt de opdrachtnemer zich naar de arbeidstijden bij het Rijksoverheid.
Toelichting: Expliciet vermelden wij dat eventuele verblijfskosten en de reisduur en -kosten voor woon-werkverkeer niet door de opdrachtgever voor vergoeding in aanmerking komt.
Verzoek: Vanwege de objectieve beoordeling die door de beoordelingscommissie van het Rijkvastgoedbedrijf wordt uitgevoerd, verzoeken wij u om het tarief bij de aanbieding te vermelden in Nétive Job, maar niet te noemen in de aanbiedingsformat die als bijlage wordt toegevoegd.
Eis05: Benoem duidelijk in het CV bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4.
De kandidaat beschrijft per wens, met behulp van en verwijzing naar referenties, niet ouder dan 7 jaar, hoe en in welke mate hij daaraan voldoet. De kandidaat dient zijn antwoorden te geven op een los document, dat bij het cv wordt gevoegd (max. 3 A4 voor alle wensen tezamen). Hierbij dient het verband tussen de wens en de referentie telkens duidelijk te worden omschreven, per aspect en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden en situaties.
LET OP: Er kan in totaal 1 document worden geüpload. Het CV en de beschrijving van de wensen kunnen worden samengevoegd in 1 document, waardoor er een bestand (van maximaal 10 pagina's A4) geüpload kan worden.
Toelichting: De Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
Toelichting eisen: De werkervaring en afgeronde opleidingen zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem de functie, bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van de functie, het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze gevraagde ervaring / kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Toelichting wensen: De werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten.
Eis06: De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
Eis07: De aangeboden kandidaat gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd onder de toelichting. Daarnaast dienen de genoemde documenten voor aanvang (en/of zo spoedig mogelijk) geüpload te worden in het digitale (leveranciers)dossier.
Toelichting: De volgende documenten vormen samen de Offerteaanvraag: 1. Dit document, de Offerteaanvraag in de inhuurapplicatie; 2. Beschrijving van de opdracht; 3. Programma van eisen (bijlage 1 op het Aanbestedingsplatform); 4. Concept overeenkomst (bijlage 2 op het Aanbestedingsplatform); 5. ARVODI-2016 (bijlage 3 op het Aanbestedingsplatform); 6. Procedurevoorschriften (bijlage 5 op het Aanbestedingsplatform).
Documenten: GVA verklaring, bewijs van verzekering, beroepsaansprakelijkheid (alleen voor ZZP/ZZP via intermediair), bedrijfsaansprakelijkheid, VOG verklaring, formulier Integriteitsverklaring, formulier nevenwerkzaamheden, bewijs KvK inschrijving en de bijlage Model Integriteitsverklaring Rijk voor externen.
Eis08: In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.
Wensen:
Eis09: Wij verzoeken u graag te vermelden op welke basis u deze opdracht aanneemt.
Wens01:
De mate van ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris
Aspecten:
• Ervaring met het opstellen van stukken.
• Ervaring met het coördineren van verschillende informatiestromen.
• Mate van ervaring met het onderscheiden van hoofd- en bijzaken
• Mate van ervaring met structuur aanbrengen in processen om te komen tot een concreet eindproduct.
• Ervaring met het schakelen tussen de verschillende (management)functies/ab-stractieniveaus binnen de ambtelijke organisatie
Wens02:
De mate van ervaring met procesoptimalisatie binnen de ambtelijke organisatie.
Aspecten:
• Kennis van Lean, aantoonbaar door (bijvoorbeeld) een Lean (Six Sigma) Green belt.
• Ervaring met het verbeteren van de kwaliteit en consistentie van (management)rapportages en het bewaken van de voortgang.
Wens03:
De mate van ervaring met (vastgoed)processen
Aspecten:
• Mate van ervaring met inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren binnen verschillende (vastgoed)processen.
• Mate van ervaring met procesmatig werken binnen de ambtelijke organisatie.