Directiesecretaris

Functieomschrijving

Ben jij een excellente adviseur met een scherp oog voor organisatie en een proactieve houding? Heb je een passie voor het stroomlijnen van complexe besluitvormingsprocessen en het verbinden van mensen? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze nieuwe Directiesecretaris bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH)!

Wat ga je doen:
Als Directiesecretaris bij de RvIHH speel je een cruciale rol in de bestuurlijk-organisatorische kant van onze dienstverlening. Binnen de Unit I&V word je de rechterhand van de directeur en vorm je een onmisbare schakel in het managementteam (MT). In deze dynamische functie breng je structuur aan in de organisatie, faciliteer je het MT en creëer je verbinding met het directieteam (DT).

Je bent verantwoordelijk voor het waarborgen van kwalitatief hoogwaardige en goed afgestemde besluitvorming, waarbij je fungeert als de ogen en oren van de directeur en het MT. Je bent een belangrijke verbinder en ambassadeur binnen de organisatie, die draagvlak creëert voor adviezen, notities en besluiten.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Opstellen agenda, notuleren en zorgen voor adequate opvolging van besluiten uit het MT-overleg van de unit I&V;
• Opstellen en voorbereiden van conceptagenda's en overleggen waar de directeur I&V bij betrokken is;
• Adviseren over de kwaliteit van beleidsstukken en bewaken van de besluitvormingsroute;
• Aanjagen van processen en afstemmen over relevante verantwoordings- en sturingsinformatie;
• Uitwerken van beleidsinhoudelijke onderwerpen en bewaken van de follow-up op genomen besluiten;
• Onderhouden van nauwe contacten met relevante gesprekspartners binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en andere onderdelen van de Rijksoverheid;
• Proactief ondersteunen van de directeur I&V bij dagelijkse taken en fungeren als sparringpartner;
• Adviseren over organisatiebrede complexe ontwikkelingen en veranderingsprocessen;
• Signaleren van bijzondere omstandigheden die aandacht vragen en het geven van gevraagd en ongevraagd advies;
• Organiseren van bijeenkomsten en zorgen voor goede interne communicatie;
• Bijdragen aan de verbetering van overleg- en besluitvormingsprocessen, waaronder de verbinding tussen met MT-overleg I&V met het Directieteamoverleg.

Functie-eisen

Wie ben je:
Je bent een gedreven professional met een scherp analytisch vermogen en uitstekende communicatieve vaardigheden. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan, en je bent klaar om een solide basis te leggen voor een heldere, professionele besluitstructuur.

Verder breng je mee:

• WO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaris;
• Bewezen ervaring als verbinder en netwerker, met het vermogen om samen te werken met diverse interne en externe stakeholders;
• Proactieve houding met sterke plannings- en organisatievaardigheden;
• Goed gevoel voor omgevingen met complexe besluitvorming en soms schurende belangen;
• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen en onder tijdsdruk te werken;
• Sterk in adviseren, initiatiefrijk en resultaatgericht, met een continue focus op persoonlijke ontwikkeling;
• Vaardig in het maken en duiden van overzichten op basis van betrouwbare informatie;
• Helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en het totale plaatje kunt overzien;
• Uitgebreide ervaring met het notuleren van inhoudelijk complexe vergaderingen;
• Aantoonbare vaardigheid in het organisatorisch, procesmatig en/of vakinhoudelijk coördineren;
• Kennis van of affiniteit met technologie, informatievoorziening en digitalisering;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Bijzonderheden

wat maakt deze rol uniek:
Als Directiesecretaris bij de RvIHH krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een organisatie met een hoog ambitieniveau die midden in een professionaliseringsslag zit. Je werkt in een omgeving waar samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie, centraal staat. In deze dynamische en soms hectische context is jouw kerntaak het brengen van rust en het leggen van een solide basis voor een heldere, professionele besluitstructuur.
Je krijgt de unieke mogelijkheid om direct invloed uit te oefenen op de ontwikkeling en professionalisering van onze organisatie. Samen met het managementteam, de bestuursadviseurs en inhoudelijke specialisten geef je op strategisch niveau richting aan de doorontwikkeling van de informatievoorziening binnen de overheid. Je advies en inzichten dragen bij aan het vormgeven van de toekomst van de informatiehuishouding.