Project management ondersteuner

Wat ga je doen?

Je hebt een veelzijdige functie met de nadruk op het controleren en waarborgen van projecten. Het doel is om de kwaliteit van projectmanagement bij JIVC te verbeteren. Dit gebeurt door:

• Het goed en nauwkeurig administreren van projecten, programma's en portfolio's
• Het bijhouden van onder andere projectplanning, voortgang, documentatie en correspondentie
• Het geven van advies over het gebruik van systemen die projectmanagement ondersteunen en het fungeren als aanspreekpunt voor vragen

Zo wordt gezorgd voor overzicht en structuur in de projecten. Maar we willen ook continu verbeteren in de projectuitvoering, zo ga je onder andere:

• Kwaliteitsmanagers ondersteunen bij controles en het doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen.
• Knelpunten in de projectvoortgang, zoals planning, mijlpalen, capaciteit en budgetoverschrijdingen signaleren en tijdig rapporteren.
• Project- en portfoliomanagers, en andere betrokkenen, over het gebruik van projectmanagementtools instrueren.

Dit draagt bij aan het soepel en efficiënt laten verlopen van projecten. Verder draag je bij aan de uitvoering van projecten door:

• Het ondersteunen van projectteamleden bij presentaties en het aanpassen van documenten.
• Het helpen bij het opstellen van projectmanagementdocumenten zoals het Project Initiatie Document (PID), planningen, rapportages, presentaties, studies en analyses.
• Het up-to-date houden van de projectwebsite.
• Het ondersteunen van de projectmanager.

Wie zoeken we

Wat vragen we:

• MB niveau 4 diploma, bij voorkeur in de richting office management en/ of support.
• Kennis van projectmanagementmethoden en -technieken.
• Methodieken PRINCE2/ Agile Scrum, bij voorkeur Certificaat Prince2 Foundation

Je bent bekend met:

• SWR / SharePoint.
• SAP, om o.a. Uren in te boeken.
• Xpost

Dit krijg je van ons

Salarisniveau

schaal 7

Minimum salaris:

€3.050 bruto per maand

Maximum salaris:

€4.200 bruto per maand

Contractduur

Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast

Aantal uren per week

38

Plaats

Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 72 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Deze functie heeft als standplaats Utrecht. Veel van onze werkzaamheden vinden daar plaats, maar Defensie heeft locaties door het hele land en soms is het voor een project nodig een leverancier te bezoeken. Af en toe een dienstreis maakt onderdeel uit van de activiteiten. Voor deze functie is er na de inwerkperiode een mogelijkheid om thuis te werken.
#LI-NL1

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie

De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

De afdeling Commando Materieel en IT (Commit) JIVC

Het JIVC (Joint IV Commando) is de belangrijkste leverancier van IT-producten en -diensten voor Defensie. Dit geldt voor zowel operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen. JIVC speelt daarmee een grote rol in het ondersteunen van de krijgsmacht. Daarnaast is het JIVC een kenniscentrum voor IT-beleid en bedrijfsvoering, en adviseert het beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

JIVC is verantwoordelijk voor de hele levenscyclus van de IT-dienstverlening. De producten en diensten komen van Defensie zelf, commerciële leveranciers, militaire partners en samenwerkingsverbanden. Het JIVC coördineert daarbij de complete IT-dienstverlening voor Defensie en maakt daarbij zoveel mogelijk gebruik van de markt.

Het JIVC zorgt voor de afstemming tussen vraag en aanbod, innoveert tijdig de producten en diensten, en levert betaalbare IT-oplossingen voor Defensie volgens het motto "goed is goed genoeg". Waar nodig worden strengere eisen gesteld, bijvoorbeeld aan gebruik, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en ondersteuning. JIVC biedt een centrale plek voor klanten en gebruikers, waarbij de levering van producten en diensten voorspelbaar is op het gebied van kwaliteit, tijd en kosten.
De werkzaamheden worden verricht binnen de sectie Ondersteunende Diensten (OD), dat onderdeel uitmaakt van het Expertise Centrum (EC), organisatorisch ondergebracht binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Jouw vaste standplaats is Utrecht, maar regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van de functie.
Je bent onderdeel van een kwaliteitsteam en werkt met dat team voor één van de JIVC afdelingen. Het kwaliteitsteam heeft het overzicht over het projectportfolio en helpt het afdelingsmanagement, portfoliomanager en projectleiders te werken volgens de Defensie en JIVC richtlijnen. Een team van Project Management Ondersteuners, Kwaliteitsmanagers en Adviseurs. In totaal zijn we ongeveer met 25 collega's die voornamelijk werkzaam zijn in Utrecht, Den Helder en Maasland.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden na 29 november 2024; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden omdat de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Contact

• Niels Littooij
• Recruitment Adviseur
• n.littooij@mindef.nl
• 06-33057759

• Miranda Bastiaan-van Dijk
• Manager Kwaliteit Projecten
• M.Bastiaan.v.Dijk@mindef.nl
• 06 83648107

https://werkenbijdefensie.nl