Coördinerend secretaris openbaarheid

Functieomschrijving

Als Coördinerend Secretaris Openbaarheid ondersteun je het team Openbaarheid op het gebied van processen, planning, besluitvorming en doorontwikkeling van het team en het programma. Je ondersteunt teamleden in het brengen van structuur en proces in trajecten. Je houdt je bezig met Teamontwikkeling, Planning & Monitoring, P&O, Inkoop, Financieren. Deze rol is een combinatie van procesmatige ondersteuning en strategische advisering. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de manager en zit vergaderingen voor.

Je houdt samen met de manager overzicht op alles wat er speelt binnen het onderdeel openbaarheid en kunt schakelen op strategisch en operationeel niveau als er iets nodig is. Het is aan jou om het grote palet aan projecten, hun inhoud en de eventuele gevoeligheden snel eigen te maken. Daarbij is het jouw primaire taak om zorg te dragen voor de samenhang daartussen en de verschillende besluitvormingsprocessen. Bij nieuwe ontwikkelingen of actualiteiten informeer jij direct de manager over relevante kansen en risico's. Je werkt intensief samen met collega's die zich meer bezighouden met beleid en expert zijn op de inhoud. Zo zorg je ervoor dat interdepartementale en interbestuurlijke overleggen goed zijn voorbereid en stukken door de inhoudelijke collega's tijdig worden aangeleverd.

Je bent vaak het tussenstation tussen de diverse inhoudelijke teamleden en de manager, waarbij je stukken controleert en waar nodig optimaliseert en strategische elementen toevoegt. Je coördineert jaarplannen, rapportages en strategische plannen. Je stimuleert de onderlinge verbinding tussen onderdelen en draagt bij aan de integraliteit en samenhang van de diverse activiteiten van het programma. Jij weet wie je op welk moment moet aanhaken om af te stemmen, zodat relevante stakeholders goed zijn betrokken en stukken soepel geaccordeerd kunnen worden.

Daarnaast ben je vliegende keep voor het team als er gaten vallen. Je springt in om collega's te ondersteunen of neemt soms tijdelijk projecten onder je hoede. Daarnaast is het ook mogelijk dat je meewerkt aan de inhoudelijke projecten met grote bestuurlijke belangen of strategische risico's.

Je schrijft zelf ook stukken, annotaties en schrijft mee aan Kamerbrieven, waar nodig schakel je met secretariaten en je draait je hand niet om voor het opstellen van agenda's, uitwerken van een overleg of het maken van een planning of powerpoint. Voorbereiden en coördineren van rapportages en een goede P&C cyclus en afstemmen met collega's binnen het team bedrijfsvoering, is een belangrijk deel van je taak.

Tot slot stuur je een junior projectsecretaris aan; samen verdelen jullie het werk. Je staat ten dienste van het Kernteam, dat bestaat uit de manager Openbaarheid, de clustercoördinator Openbaarheidsbeleid en de programmamanager IAO. Je bent vaak een eerste aanspreekpunt voor collega's bij problemen of vragen.

Functie-eisen

Jij bent een gedreven, strategische en ervaren professional die plezier heeft in het werken binnen een uitdagende en complexe omgeving. Je hebt ervaring met het werken bij de overheid op strategische niveau, het liefst bij een kerndepartement. Jij weet wat nodig is om binnen een omgeving met veel afstemming en overleg, toch snel zaken gedaan te krijgen, zonder in te leveren op kwaliteit. Je bent proactief, gestructureerd en werkt nauwkeurig. Je bent dienstverlenend en hands-on ingesteld en hebt aan een half woord vaak genoeg.

Je bent een fixer en denkt altijd in mogelijkheden. Je werkt zelfstandig en gestructureerd en komt met uitgewerkte voorstellen ter afstemming met de manager. Je bent flexibel in het aanpassen van plannen. Je kunt goed omgaan met hoge dynamiek, werkt snel en houdt het hoofd koel in periodes van veel deadlines en drukte.

Jij bent iemand die snapt wat het werken binnen een pionierend veranderprogramma binnen een staande organisatie betekent en daarbinnen vrolijk, zelfstandig en strategisch kan opereren en resultaat behaalt. Tot slot snap je hoe stakeholdermanagement binnen en buiten de organisatie werkt en kan je vanuit strategisch niveau schakelen met deze stakeholders.

Je bent goed in schrijven en snapt dat het schrijven van een goede tekst ook veel schrappen en herschrijven vraagt en haalt plezier uit dit proces waarin je met collega's tot scherpe, kwalitatief goede, politiek-bestuurlijke stukken komt.

Arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.