Functieomschrijving
Ben jij een professional in het organiseren, plannen en het managen van managers/ afdeling? Zoek je een baan vol dynamiek met gezellige collega's? Lees dan snel verder want wij zoeken een gedreven Managementondersteuner.
Het management team van de directie Ruimtelijk Beleid zoekt een nieuwe managementondersteuner. Je vindt het leuk om hun werk zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het agendabeheer is een belangrijk onderdeel van je werk. Je zorgt er voor dat er geen omkijken is naar de agenda's en dat elke dag de benodigde stukken in iBabs staan (ook al moet je soms daarvoor mensen achter de broek aan zitten). Je organiseert vergaderingen, verzendt uitnodigingen en zorgt voor de reservering van vergaderruimtes en catering. Ook ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat in hoe belangrijk en urgent de mail is. En als er zich een knelpunt voordoet, trek je tijdig aan de bel. Je bent integer en je weet vertrouwelijk te handelen.
Naast deze secretariële taken heb je ook een aantal administratieve werkzaamheden. Voor nieuwe medewerkers vraag je e-mailaccounts, laptops en telefoons aan. Je registreert ziek- en betermeldingen in onze systemen. Ook ben je verantwoordelijk voor het versturen van opdrachtmails aan externe partijen. Samen met je secretariaat collega's zorg je voor een goedlopend secretariaat waarbij jullie elkaar vervangen als dat nodig is. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor de medewerkers en je bouwt makkelijk je netwerk op binnen de directie. Daarom ben je ten minste drie dagen per week op kantoor.
Kortom, jij bent samen met je collega's hét aanspreekpunt voor alle secretariële en administratieve zaken van de afdeling en de ontzorgen van het managementteam. Klinkt dit als muziek in jouw oren dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
Om je alvast beter te leren kennen vragen we je om in je motivatiebrief in te gaan op de volgende vragen:
- Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?
- Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat breng jij naar ons team?
- Hoe zou je jouw communicatiestijl omschrijven? Kan je een voorbeeld geven?
Functie-eisen
Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
- Je hebt mbo werk- en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid.
- Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer.
- Je weet hoe de windows-gestuurde programma's van MicrosoftOffice werken.
- Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
- Je kunt goed plannen en organiseren.
- Je werkt gestructureerd en zelfstandig.
- Bij voorkeur ben je bekend met Ibabs, Digidoc, meetingselect en andere interne kantoorsystemen, maar dit is geen vereiste.
- Initiatief nemen voor het managen van de manager en afdeling.
Het salaris bedraagt €2866 - €3879