Managementondersteuner

Functieomschrijving

Uitdaging en afwisseling. Dat zijn dé kenmerken van deze baan als managementondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken in Den Haag. Jij draagt je steentje bij aan de verdere versterking van de dienstverlening van het secretariaat.

Dit doe je bij de Belastingdienst

Je beheert de agenda van afdelingshoofden, handelt telefoontjes, e-mails en post af, organiseert overleggen, verzamelt en ordent vergaderstukken. Ook zaalreserveringen, cateringaanvragen en aanmeldingen van bezoekers horen bij jouw verantwoordelijkheden. Zijn er afspraken gemaakt of besluiten genomen? Dan bewaak jij de voortgang en afdoening daarvan. Verder doe je aanpassingen aan lay-outs, formats en verzorg je het versiebeheer van documenten. Als managementondersteuner lever je gegevens, overzichten en genereer je informatie en verstrek je deze. Ook volg je in je correspondentie de juiste procedures op en zorg je voor een overzichtelijke en uniforme registratie en archivering van dossiers in ons documentregistratiesysteem Digidoc.

Het tempo binnen de directie ligt vaak hoog. Jij speelt hierop in, biedt uit jezelf hulp aan als je ziet dat medewerkers dit kunnen gebruiken, stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang en vindt creatieve oplossingen. Daarnaast ben je een vraagbaak voor collega's met vragen over processen of computersystemen. Kortom: e-mailen, bellen, printen - jij regelt het! Zo ontpop jij je al snel tot een onmisbare collega!

Een bijzondere baan, omdat...

• je in een complexe en dynamische omgeving hét dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt bent. Zowel voor de organisatie als naar buiten toe.
• bij het secretariaat veel informatiestromen met een grote politieke en maatschappelijke impact bij elkaar komen. Informatie die jij filtert en prioriteert.
• je er nooit alleen voor staat: je zit in een pool van managementondersteuners. Jullie werken samen en vervangen elkaar waar nodig.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Met mijn collega's ondersteun ik de directeur en afdelingshoofden. Ik zorg dat alles op rolletjes loopt. Doordat ik weet waar iedereen mee bezig is, kan ik goed inschatten waar de prioriteiten liggen. Het leuke aan mijn baan? Dat ik de spin in het web ben en veel verantwoordelijkheid heb."  Petra, managementondersteuner

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo 4 werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren ervaring als managementondersteuner.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office, iBabs en Digidoc.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels

Jouw competenties

• Flexibiliteit
• Klantgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole

Bijzonderheden

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op maandag 9 december en dinsdag 10 december vinden de selectiegesprekken plaats. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.