Evenementenmanager

Utrecht heeft jou nodig!

Als evenementenmanager draag je bij aan unieke ervaringen voor Utrecht. Je adviseert, organiseert en voert representatieve evenementen uit voor en vanuit de gemeente Utrecht voor collega's en de stad. Van klein tot groot, van A tot Z, in het Stadskantoor, het Stadhuis, op externe locaties en in de stad. Lees gauw verder en solliciteer direct!

Dit is je werk

Als Evenementenmanager ben jij verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van diverse evenementen binnen het Stadskantoor, Stadhuis en op locatie in de stad. Je zorgt ervoor dat elk evenement, perfect verloopt en aansluit bij de wensen van de opdrachtgevers. Je vertaalt de doelstelling van de bijeenkomst naar een representatieve vorm. Je denkt creatief mee over de invulling van het programma, bent zorgvuldig in het regelen van logistiek, planning en veiligheid, sensitief over de gemeentelijke organisatie en bestuur én hebt hart voor de stad. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor vragen en aanvragen, waarbij je een gestructureerde aanpak hanteert en zorgt voor een soepele afhandeling: met een logistiek draaiboek, het beheren van de mailbox en Servicenow.

Concreet zijn dit je werkzaamheden als Evenementenmanager:

• Adviseren, organiseren  en coördineren van evenementen. Denk aan inhoudelijke festivals, bijeenkomsten als onderdeel van een campagne, congressen, netwerkbijeenkomsten, onthullingen, tentoonstellingen of viering en meer.
• Samenwerken met uiteenlopende partijen binnen en buiten de organisatie. 
• Maken van een logistiek draaiboek, het beheren van de mailbox, Servicenow en andere systemen als onze eventwebsite en registratietool Momice.
• Onderhouden en uitbreiden van een relevant netwerk van facilitaire en logistieke (lokale) partners, kennis en informatie binnen en buiten de organisatie en dit gebruiken.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Er is plek binnen het Evenementenbureau Utrecht, dat deel uitmaakt van het organisatieonderdeel Mens & Organisatie (M&O).

Evenementenbureau van de gemeente Utrecht bestaat uit een hecht team van acht ervaren professionals, waaronder vier senior evenementenmanagers en vier evenementmanagers. Het team organiseert diverse duurzame evenementen voor opdrachtgevers, variërend van afdelingsborrels en nieuwjaarsrecepties tot grotere evenementen, zoals het uitpakken van de Dom. Altijd met een politieke gevoeligheid. Het team kent verschillende persoonlijkheden die voornamelijk zelfstandig werken en altijd voor elkaar klaarstaan. De termen 'flexibiliteit en collegialiteit' zijn in dit team belangrijk.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het essentieel dat je in staat bent om effectief samen te werken met al je opdrachtgevers en collega's en dat je een goede relatie onderhoudt met onze partners. Je bent flexibel en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende evenementen en stakeholders. Je werkt proactief en beschikt over sterke plannings- en organisatorische vaardigheden om evenementen gestructureerd en projectmatig te beheren.

Verder vinden we het belangrijk dat je het volgende meebrengt:  

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring (minimaal 3 jaar) op het gebied van evenementenorganisatie;
• Kennis en/of relevant netwerk in de stad is een pré.
• Uitstekende sociale vaardigheden voor effectieve interactie

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als Evenementenmanager doet er dus toe! Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:  
 

• Een 32 of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €3.359,- en €4.811,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van minimaal een jaar.
• Je kunt

  hybride werken

  : we werken voor een deel samen op kantoor, voor een deel zelfstandig en er is een mogelijkheid om een deel thuis te werken. Ons werk speelt zich voornamelijk op locatie af. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding;
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.  

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Evenementenmanager aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 24 november. Bij voldoende binnengekomen reacties zullen wij de vacature mogelijk eerder sluiten.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Jolanda Segers, Teamleider Evenementenbureau, te bereiken via mail: eev@utrecht.nl. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Irina Bonder, Corporate Recruiter, te bereiken via 030 2860687.

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.

https://www.werkenbijutrecht.nl