Senior managementassistent

Senior Managementassistent

Het is weer maandag, de werkweek gaat weer beginnen. Maandagochtend start je je laptop op. Je neemt je mail door en stelt je to-do-lijst samen (afspraken plannen, verzetten, vergaderruimtes boeken, vragen beantwoorden, teamsite updaten etc.). Om 10.00 uur heb je overleg met je collega's uit het lectoraat en stemmen jullie de belangrijke acties met elkaar af. Vervolgens ga je aan de slag met je to-do-lijst. Om 14.00 uur heb je een overleg met een collega van het Kenniscentrum Leren & Innoveren over een event dat volgende maand plaats gaat vinden. Samen stellen jullie een overzicht op met wat nog gedaan moet worden voor dit event, en wie welke acties oppakt. Acties die niet bij jou horen zet je uit bij collega's.

Op dinsdagochtend check je of iedereen die bij het afdelingsoverleg van komende woensdagmiddag aanwezig is, alle documenten in de Teamsomgeving hebben gezet. Je ziet dat een aantal collega's dit nog niet heeft gedaan en stemt met hen nader af wanneer ze dit gaan doen. Daarna ga je weer aan de slag met je to-do-lijst. Om 12.30 uur heb je met een collega afgesproken om buiten even een rondje te gaan lopen. Het is mooi weer dus een frisse neus halen en even de benen strekken is nu geen straf. Wanneer je van de wandeling terug bent zie je dat de algemene mailbox begint vol te lopen en je gaat snel aan de slag met het beantwoorden van de mail.

Woensdag is je parttimedag, vanzelfsprekend gaan we graag met jou in gesprek over je parttimedag. Wil je elke week dezelfde dag als parttimedag hebben? Of vind je het prettig om hierin af te wisselen?

Donderdag lijkten rustige dag te worden voor jou en het is niet noodzakelijk dat je naar je naar de HU gaat. Je werkt lekker vanuit huis vandaag. Hierdoor heb je tijd om nu eens echt goed aan de slag te gaan met de acties voor het aanstaande event. Je werkt de aanmeldingslijst bij, stemt alle facilitaire zaken met je collega van Facility af en maakt alvast een voorstel voor de catering en de goodybags.

Vrijdag, jouw laatste werkdag van deze week en de vaste overlegdag van een van de lectoraten waar je veel mee samenwerkt. Om 13.00 uur is er een lectoraatsoverleg. Je sluit bij beide aan om de actielijst te maken. Na afloop van dit overleg publiceer je de actielijst, samen met de agenda voor volgende keer in de gezamenlijke Teamsomgeving. Na de lunch check je of alle acties van de week zijn gedaan. En je zorgt dat de personen die jij ondersteunt voorzien zijn van alle benodigde informatie. Inmiddels is het al 15.30 uur. Je pleegt nog snel wat telefoontjes en beantwoordt wat mail. Voor je het weet is het al tijd om af te sluiten. Het was weer een drukke week en er werd veel van je gevraagd. Nu is het tijd om van het weekend te gaan genieten.

Wat wij jou bieden

• Behalve een stabiele werkgever met prachtige ambities, bieden wij goede voorwaarden om te komen werken bij de HU:
• Je start met een jaarcontract (D4) met een omvang tussen de 0,6 en 0,8
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden worden je verantwoordelijkheden en takenpakket bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met bij een voltijd-aanstelling een maximum salaris van € 4.085,57.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar bij een voltijd-
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Wij bieden je uitstekende studie- en
• Bij een fulltime dienstbetrekking heb je recht op 428 uur verlof per
• Indien je met het OV reist, bieden wij de keuzemogelijkheid voor een OV-kaart, die je voor zowel zakelijk als privéreizen kan gebruiken.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziektekostenverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering en leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel

Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. Daarom lezen wij in jouw korte brief graag meer over jouw motivatie. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:

• Aantoonbare ervaring hebt als managementassistent (in opleiding of in professionele zin);
• Vertrouwd bent in een werkomgeving met professionals;
• Beschikt over goed ontwikkelde (interculturele) communicatieve vaardigheden in het Nederlands (in woord en schrift) waardoor je makkelijk kan schakelen met een diversiteit aan mensen en rollen;
• Goede beheersing van de Engelse taal is een pre.
• Bekend met financiële processen zoals het opvragen en controleren van offertes en facturen?
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Binnen de HU werken we met MS Office 365.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij:

• Het prettig vindt om in en met teams samen te werken;
• Open en transparant communiceert naar je collega's;
• Je zelfstandig taken kunt uitvoeren, net als het aanbrengen van prioriteiten in je dagelijkse werkzaamheden en het coördineren van diverse taken;
• Gemakkelijk schakelt tussen verschillende rollen en je bent oplossingsgericht en draagt graag bij aan het vinden van antwoorden op gestelde problemen;
• Dankzij je spreekwoordelijke voelsprieten, kun je een aardige inschatting maken van onderlinge verhoudingen en hoe anderen zich gedragen.

Ontwikkelingsperspectief

Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Bij wie kom jij werken

Hogeschool Utrecht heeft 38.000 studenten en ruim 3.800 medewerkers verspreid over instituten, kenniscentra en diensten. De wereld verandert snel, met uitdagingen op het gebied van gezondheid, technologie, veiligheid, samenleving en klimaat. Oplossingen voor deze vraagstukken vragen om een vernieuwende aanpak. Hogeschool Utrecht biedt die aanpak. De HU brengt verschillende disciplines en invalshoeken samen. Waar die elkaar raken, liggen kansen voor duurzame vernieuwing - en daarmee kansen voor de starters en professionals die wij opleiden. Je thuisbasis is bij het Kenniscentrum Leren en Innoveren (KC LENI). KC LENI is een van de vier kenniscentra van Hogeschool Utrecht (HU) en omvat elf lectoraten, een projectbureau en programmamanagers die samen met de directeur richting en uitvoering geven aan het onderzoeksprofiel en -programma, de doorwerking van onderzoeksresultaten, kwaliteitszorg, strategische personeelsplanning, medezeggenschap en financiën (in lijn met de

BKO-standaarden

). Het projectbureau wordt gevormd door 6 managementassistenten, 8 (project)coördinatoren, de privacy-officer en de kenniscirculant. Het collectief van 172 collega's in lectoraten, kernteam en het projectbureau is KC LENI.

• Wiskundig en Analytisch Vermogen van Professionals, gericht op de ontwikkeling van gecijferde professionals en burgers.
• Betekenisvol Digitaal Innoveren - waarin de ondersteuning van professionals om betekenisvolle digitale diensten te ontwikkelen centraal

Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van de HU Alumni of de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), het Netwerk Diversiteit & Inclusie, of tijdens festivals als het Voel je Thuis Festival en het Onderwijs & Onderzoekfestival.

Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in