Functieomschrijving
Jij zorgt voor de verbinding tussen de directeur Mens en Organisatie, de organisatie zelf en de buitenwereld. Dat betekent veel contact met collega's en afwisselende werkzaamheden. Je doet het als managementondersteuner Concern Directie Mens en Organisatie (CDMO) in Den Haag.
Afwisseling in een verantwoordelijke rol. Je bent verantwoordelijk voor de algemene secretariële en organisatorische ondersteuning van de directeur Mens en Organisatie. Bij het secretariaat van de directie Mens en Organisatie komen veel informatiestromen bij elkaar. Als managementassistent filter je deze informatie en bepaal je de volgorde van welke informatie het belangrijkste is. Ook zaken als het regelen van de catering bij vergaderingen en het schrijven van verslagen bij MT-vergaderingen zijn onderdeel van jouw werk. Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en met de collega's in het cluster directie ondersteuning.
Jouw taken bestaan verder uit het:
- beheren van de agenda van de directeur Mens en Organisatie
- beheren van de inkomende facturen in SAP en zorgdragen voor prestatieverklaringen en afhandeling
- ondersteunen van de directeur bij de afhandeling van stukken en het afstemmen en bewaken van deadlines
Functie-eisen
Jij bepaalt mede welke zaken belangrijk zijn en als eerste afgehandeld moeten worden. Ook onder druk houd jij het overzicht. Gaat iets anders dan gepland? Dan pas jij je gemakkelijk aan. Om jouw werk goed te kunnen doen, heb je verder:
- minimaal mbo-werk- en -denkniveau
- minimaal 5 jaar ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent in een complexe omgeving
- minimaal 4 dagen per week fulltime inzetbaar.
- ervaring om met kantoorautomatisering zoals Word en Outlook te werken en ben je ook in staat om vernieuwingen op dit terrein snel op te pakken
- een klantgerichte houding en een nauwkeurige manier van werken
- goede communicatieve vaardigheden.
Bijzonderheden
We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid.
- De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
- De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in.
Het salaris bedraagt €3016 - €3879