Functieomschrijving
Wat ga je doen?
Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard. Denk hierbij aan allerlei gewaarmerkte documenten. Je bent dus bezig met het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.
Bij Defensie bestaat ook een ander soort informatiestroom, de gerubriceerde informatie, welke een aparte behandeling heeft en in andere informatiesystemen wordt verwerkt. Deze documenten/informatie hebben allemaal te maken met de Koninklijke Luchtmacht. In de praktijk zul je deze documenten dus registreren en vervolgens archiveren. Verder zul je op termijn gevraagd en ongevraagd de klant helpen die vragen heeft over Informatiebeheer. En met de klant worden de medewerkers van de Luchtmacht bedoeld.
Jouw rol zal steeds meer veranderen van een reactieve in een proactieve. Je zult in de nabije toekomst steeds vaker zelf contact zoeken met de klant en bijvoorbeeld adviseren over hoe men het registreren van documenten het best aan kan pakken.
De ene keer ben je aan het scannen en registreren van documenten, het andere moment beantwoord je vragen van de klant of zorg je voor verzending van bepaalde informatieobjecten. Kortom, een afwisselende functie in het zuiden van het land.
Dus ben jij enthousiast over dit werk, houd je van structuur en lijkt het je leuk om voor Defensie te werken? Reageer dan snel!
Functie-eisen
Wat vragen we?
Voor deze functie zijn we vooral op zoek naar iemand die enthousiast en gemotiveerd is om voor ons te komen werken. Ervaring is fijn maar zeker geen vereiste.
De ideale kandidaat heeft:
- MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
- SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.
- Kennis van de Engelse taal op basisniveau, dit heb je nodig omdat sommige te verwerken documenten in het Engels geschreven zijn.
- Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
- Ervaring/affiniteit in/met het gebruik van standaard kantoorsoftware.
- Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
- Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.
- Competenties:
- Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
- Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
- Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent zijn/haar behoeften en belangen.
- Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
- Integer: Je handelt naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels.
- Leervermogen: Je leert van nieuwe situaties en ervaringen en hebt inzicht in jouw eigen sterke en zwakke punten.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Waar ga je werken?
Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer, Team CLSK (Commando Luchtstrijdkrachten) in Breda. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van het Informatiebeheer voor heel Defensie.
COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.
Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.
Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer aan de slag. Het team DIB CLSK bestaat uit 19 collega's in alle leeftijdsgroepen. In de pauze gaat een groepje collega's vaak even wandelen buiten de deur.
Als deze functie je goed afgaat, dan zijn er binnen het team doorgroeimogelijkheden. En na een gedegen inwerkperiode is het ook mogelijk om af en toe vanuit huis te werken.
Het salaris bedraagt €2918 - €3679