Administratief medewerker staf en ondersteuning

Functieomschrijving

Als administratief medewerker Staf & Ondersteuning ondersteun je de (assistent) financial- en business controllers binnen de afdeling bij het beheer van landelijke budgetten voor Huisvesting & Facilities, en Gerechtelijke Brieven. Je speelt een belangrijke rol in de administratieve verwerking en ordening van financiële gegevens, zoals het aanmaken van verplichtingen, geven van prestatieverklaringen en goedkeuren van facturen. Samen met de controllers houd je de budgetten en uitgaven nauwkeurig bij en signaleer je eventuele afwijkingen. Zorgen voor een solide basis bij de voorbereiding van begrotingen en prognoses, zodat alle gegevens overzichtelijk en goed geordend zijn voor verdere analyses door de controllers. Bij afwezigheid vervang je ook je collega die zorgt voor de administratieve afhandeling voor Bureau Reizen OM en zorg je ook voor het verplichtingenbeheer en de afhandeling van facturen voor o.a. De eigen afdeling.

Je maakt je deel uit van een afdeling die volop in ontwikkeling is. Samen met je collega's werk je actief aan het verbeteren en efficiënter maken van onze processen. Jullie streven ernaar om de financiële processen optimaal in te richten, zodat we ons als afdeling steeds meer op onze kerntaken kunnen richten en efficiënt kunnen bijdragen aan de doelen van het OM. In deze rol krijg je volop kansen om mee te denken en bij te dragen aan de doorontwikkeling van het team en de organisatie.

Functie-eisen

Als persoon ben jij gestructureerd en werk je nauwkeurig; je zorgt ervoor dat financiële gegevens overzichtelijk en goed geordend zijn, zodat anderen er altijd op kunnen vertrouwen. Je houdt de voortgang scherp in de gaten en bewaakt deadlines en mijlpalen binnen het financiële proces. Klantgerichtheid staat bij jou hoog in het vaandel; je hebt oog voor de vragen en behoeften van collega's en budgethouders en helpt hen effectief verder. Plannen en organiseren gaat je goed af - je weet precies wat er nodig is om overzicht te houden en prioriteiten te stellen, waardoor je soepel schakelt tussen verschillende taken en deadlines. Verder vragen we het volgende van je:

• Je hebt een afgeronde financieel-economische opleiding op MBO-4 niveau;
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve en organisatorische processen.

Arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Afhankelijk van opleiding, werkervaring en kennis, geschiedt de inschaling in schaal 7 CAO Rijk. Het betreft een contract voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar voor 36 uur. Bij goed en volledig functioneren wordt dit omgezet naar een vast dienstverband. Een assessment kan onderdeel zijn van procedure. Verklaring Omtrent Gedrag vereist. Hybride werken mogelijk.

Wat bieden we je nog meer? Wij bieden een stimulerende werkomgeving waarin jouw input cruciaal is voor het verbeteren van onze processen. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden en met een vaste 13e maand zorgen we voor financiële zekerheid. Met een werkweek van 36 uur en de vrijheid om arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals bedrijfsfitness, streven we naar een gezonde balans tussen werk en privé. Bovendien investeren we in jouw groei met uitstekende opleidingsfaciliteiten. Kies voor een carrière bij ons en ontdek de voordelen van professionele ontwikkeling, flexibiliteit en waardering voor jouw inzet.