Administratief ondersteuner

De directie Dienstverlening is binnen de gemeente Amsterdam de plek waar de expertise over het contact met de burger geborgd is. De medewerkers van Dienstverlening leveren  producten en diensten aan burgers en ondernemers via de balie, telefoon en online.

De Amsterdammer staat centraal in het dienstverleningsmodel van de gemeente Amsterdam. De gemeente streeft hierbij naar een zo hoog mogelijke klanttevredenheid. Het maakt daarbij niet uit via welke ingang - balie, telefonie, online, sociale media - de burger of ondernemer contact legt, de service is gelijk: klantvriendelijk, deskundig en snel.

De medewerker P&O flex support werkt binnen het P&O flex team en biedt ondersteuning aan twee P&O-specialisten. Je hebt een sterk talent voor het opstellen van planningen, behoudt altijd goed overzicht en kunt soepel schakelen tussen verschillende taken. Je blijft rustig onder druk, communiceert duidelijk en werkt zelfstandig. Je let op details, maar weet ook het grotere plaatje goed in het oog te houden. Hierdoor kun je:

• Snel inspelen op veranderingen in een dynamische omgeving.
• Balanceren tussen verschillende belangen en strakke deadlines.
• Prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat taken volgens planning verlopen.
• Zowel zelfstandig als in samenwerking met het team functioneren.

Een doorsnee werkdag bestaat uit:

• Administratieve ondersteuning aan je P&O-collega’s, zoals bij het wervingsproces, het verwerken van inkooporders en het facturatieproces.
• Het coördineren van het aannameproces voor nieuwe collega’s en zorgen dat alle randvoorwaarden op tijd geregeld zijn (zoals accountinstellingen).
• Het beheren van de mailbox van de afdeling en het filteren van binnenkomende vragen en berichten.

Voor deze functie van Administratief Ondersteuner heb je:

• MBO-niveau qua werk- en denkwijze
• Ervaring met administratieve taken

Daarnaast breng je de volgende kwaliteiten mee:

• Plannen: Je stelt prioriteiten en organiseert activiteiten effectief om doelen binnen de beschikbare tijd en middelen te bereiken.
• Omgevingsbewustzijn: Je hebt een goed inzicht in vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en past deze kennis handig toe in je werk.
• Klantgerichtheid: Je anticipeert op de wensen en verwachtingen van klanten.
• Samenwerken: Je draagt positief bij aan de sfeer en samenwerking in het team, gericht op het behalen van gezamenlijke resultaten.
• Stressbestendigheid: Je behoudt focus en productiviteit, ook bij druk of onverwachte uitdagingen.
• Verantwoordelijkheid: Je bent aanspreekbaar op je eigen werk (en dat van anderen waar nodig) en staat achter de consequenties van je beslissingen.

• Een parttime baan van 20-24 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 2700,- en maximaal €3831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. Deze vacature is in beheer van Karlijn, voor vragen kun je mailen met k.lakenman@olympia.nl