Managementondersteuner

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

Stadsdeel Centrum is één van de zeven stadsdelen van de Gemeente Amsterdam. Iedereen kent de binnenstad van Amsterdam en stadsdeel Centrum is van iedereen. Met ongeveer 80.000 bewoners en evenzoveel werkenden en jaarlijks miljoenen bezoekers is de binnenstad een buitengewoon dynamisch gebied. Eén van de belangrijkste opgave in het Centrum is het managen van de drukte en herstellen van de balans. Veel bezoekers, meer fietsen, meer afval en ongewenst gedrag, omdat sommige mensen denken dat in Amsterdam alles kan. Dit alles vindt plaats binnen een monumentale omgeving dat aangewezen is als Unesco werelderfgoed. De opgave in het Centrum wordt gekenmerkt door veel tegengestelde belangen. Het is de kunst om met de kracht van de lokale samenleving (bewoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen) alle initiatieven en belangen tegen elkaar af te wegen en zo tot een juiste richting te komen. 

De afdeling Bestuur & Organisatie bestaat uit 3 subafdelingen: Bestuur- en Managementondersteuning (BMO), Informatie, Advies en Verbinden (IAV) en de afdeling Veiligheid. Het team BMO bestaat uit bestuursadviseurs, bestuur ondersteuners, directieadviseur, managementassistenten, woordvoerders en klachten- en Wob coördinatoren. De ambtelijke organisatie van het stadsdeel omvat zo’n 250 formatieplaatsen. De bestuurlijke laag bestaat uit 3 dagelijks bestuurders en een Stadsdeelcommissie.

In de functie van managementassistent voor een dagelijks bestuurder, stadsdeeldirecteur of manager van stadsdeel Centrum ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je maakt deel uit van het team BMO en je werkt nauw samen met zes andere collega managementassistentes voor het bestuur en management van het stadsdeel. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag;  

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen, inclusief e-mailverwerking en archivering; 
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief stukken opvragen, agenda's opstellen, stukken uploaden in ibabs en organiseren van bijeenkomsten (o.a. Locaties, offertes, aanmelden bezoekers etc.); 
• Maken van inkooporders en controleren/verwerken van facturen via digitale systemen zoals AFS; 
• Indienen van staf- en directieflappen in Andreas; 
• Onderlinge vervanging van andere management assistentes bij kortdurende ziekte en verlof, en incidenteel hulp bieden aan afdelingsmedewerkers.

Voor deze functie Managementonderteuner Stadsdeel Centrum beschik je over: 

• Minimaal mbo 4 secretariële opleiding; 
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie; 
• Uitstekende beheersing van MS Office (Word, PowerPoint, Excel en Outlook); 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in word en geschrift (minimaal B2). 

Aan competenties breng je mee: 

• Aandacht voor details: Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie. Is alert en kan accuraat informatie verwerken; 
• Energie: Gedurende een lange(re) periode actief zijn wanneer de functie dat verlangt; uithoudingsvermogen hebben. Kan snel schakelen en pakt door; 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team; 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties. Zorgt ervoor dat alles rond afspraken goed geregeld is; 
• Stressbestendig; 
• Flexibel gedrag.

• Een parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052 en maximaal €4297,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf november 2024 voor tot eind april 2025, mét de kans op verlenging;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl