Afdelingshoofd vrachtdienst

Functieomschrijving

De Vrachtdienst van de Dienst Vervoer & Ondersteuning (DV&O) verzorgt een groot deel van de geplande en ongeplande vervoersbehoeften binnen de Rijksoverheid. Als operationeel manager op locatie Soesterberg ben jij samen met 2 collega's verantwoordelijk voor een efficiënte en correcte uitvoering van de logistieke werkzaamheden. Je geeft coachend leiding, schakelt snel en stelt de juiste prioriteiten. Ook als zaken anders lopen dan gepland, zorg je zo voor kwaliteitsdienstverlening aan onze ketenpartners.

In deze afwisselende rol heb je een breed takenpakket. Als operationeel manager zorg je dat de logistieke processen soepel verlopen, zodat de juiste goederen op tijd worden vervoerd. Dit houdt in dat de planning op orde is en dat de chauffeurs beschikken over de juiste opleiding en certificaten. Ondanks een zorgvuldige planning en voorbereiding loopt het in de praktijk toch soms anders. Moet een specifieke auto bijvoorbeeld gelijktijdig naar 2 verschillende locaties? Dan stel jij de juiste prioriteiten en informeer je de betrokken ketenpartners over het verdere verloop van het logistieke proces.

Als operationeel manager heb je contact met veel verschillende mensen en organisaties. Dit omvat zowel het aansturen en begeleiden van medewerkers, als het overleg met ketenpartners zoals het RIVM, de FIOD, de Douane en de politie. Je onderhoudt een netwerk van contacten binnen de DV&O en DJI, maar ook met andere rijksinstanties. In deze functie ben jij het eerste aanspreekpunt en bespreek je de mogelijkheden en voorwaarden wanneer zij een aanvraag voor een vervoersdienst indienen. Verder houd je je bezig met:

• beheren van het logistieke proces van alle middelen binnen DV&O, waaronder inslag, opslag, uitslag en distributie.
• werven van gespecialiseerd personeel en inhuur via bureaus of andere rijksonderdelen.
• voeren van functioneringsgesprekken.
• zorgen voor opleidingen van kwaliteit voor medewerkers op het gebied van VCA, heftruck, HACCP, Code 95, wapenkamerbeheer en andere disciplines.
• opstellen en implementeren van logistieke werkprocessen, inclusief de bijbehorende beschrijvingen.

"Werken bij ons biedt een unieke kans voor logistiek professionals. De variatie in diensten en producten die we aanbieden, is nergens anders in de commerciële sector te vinden." Jacques, manager bedrijfsvoering

Functie-eisen

Jij hebt een flexibele houding, waardoor het voor jou geen probleem is om tijdens consignatiediensten in het weekend of 's nachts plotseling in te springen om een vervoersdienst te coördineren. Deze houding helpt je ook om snel te schakelen als zaken anders lopen dan gepland. In zulke situaties houd jij het overzicht en blijf je kalm. Je stelt prioriteiten en zoekt naar de beste oplossingen. In deze rol communiceer je duidelijk met verschillende partijen op verschillende niveaus en met verschillende belangen. Je motiveert en coacht anderen om samen naar het beste resultaat toe te werken. Ook heb jij:

• minimaal hbo-werk- en -denkniveau, aantoonbaar met een diploma in een logistieke richting of een assessment.
• minimaal 5 jaar werkervaring in een logistieke functie.
• ervaring met het aansturen van een logistieke afdeling of de wil om dit te leren.
• kennis van of interesse in het maken van rapportages en het werken met logistieke systemen.