Managementondersteuner

Functieomschrijving

Je komt te werken op het secretariaat van de parketleiding, die wordt gevormd door de Hoofdofficier van Justitie, de plaatsvervangend Hoofdofficier en de directeur Bedrijfsvoering. Het secretariaat bestaat naast jou uit nog een collega-ondersteuner, met wie je nauw zult samenwerken. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het gehele secretariaat, maar daarnaast hebben jullie ook eigen taken.

Jouw primaire taak is het ontzorgen en ondersteunen van de Hoofdofficier van Justitie. Daarnaast ondersteun je, in heldere afstemming met je directe collega, de plaatsvervangend Hoofdofficier en de directeur Bedrijfsvoering en ben je in voorkomende gevallen bereid om ook ondersteuners van andere afdelingen te vervangen. Je bent, naast steun en toeverlaat in praktische zin, ook een sociale antenne en signaleert feilloos prioriteiten.

In de dagelijkse werkzaamheden ben je gericht op het zelfstandig beheren van complexe agenda's. Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt gevraagd en ongevraagd oplossingen aan. Je plant en organiseert (online) overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, relevante stukken) en zorgt voor de benodigde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, ontvangen bezoek, parkeerplaatsen etc.). Waar nodig zorg je voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten en stem je behoeften en verwachtingen proactief af. Je ondersteunt gevraagd en ongevraagd bij het monitoren van de voortgang en deadlines en doet graag verbetervoorstellen.

Functie-eisen

Je bent iemand die stevig in de schoenen staat en heeft geleerd goed om te kunnen gaan met druk en een veeleisende omgeving. Je weet hoofdzaken te scheiden van bijzaken; prioriteren gaat je goed af. Je zoekt graag de verbinding, denkt actief mee en kijkt verder dan de dag van vandaag. Je bent flexibel, schakelt snel en accuraat tussen verschillende onderwerpen en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie. Ook weet je op een positieve manier de balans te vinden tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Je weet wat het betekent om te werken in een politiek en bestuurlijk krachtenveld.

• ben je in het bezit van een mbo-4 diploma in secretariële richting, en bij voorkeur HBO werk- en denkniveau.
• heb je ruime ervaring als management ondersteuner, bij voorkeur op directie niveau.
• beschik je over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• heb je ruime ervaring met Office.