Managementondersteuner

Functieomschrijving

Als managementondersteuner ben jij dé onmisbare rechterhand van de team- of afdelingsmanager. Je belangrijkste doel is het ontzorgen van de manager. Door jouw inzet kan de manager zich volledig richten op zijn kerntaken en verantwoordelijkheden, wetende dat de organisatorische en administratieve zaken in goede handen zijn.

Afspraken inplannen en zorgen dat ze logisch op elkaar aansluiten? Dat regel jij met precisie. Je plant vergaderingen, verzorgt de notulen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Een telefoontje of e-mail naar een (externe) relatie om een wijziging door te geven, doe je vanzelf.

Ondersteun je een afdelingsmanager? Dan behoort ook het beheer van de mailbox tot je verantwoordelijkheden. Je zorgt voor een gestructureerde stroom van informatie en prioriteert de verzoeken. Mocht een collega een keer ziek zijn, dan neem je makkelijk de zaken over. Samen zorgen jullie dat managementtaken altijd worden uitgevoerd.

Kortom de werkzaamheden vatten zich samen in:

• Agenda- en afsprakenbeheer
• Afhandelen binnenkomende telefoongesprekken.
• Administratie rondom poststukkenstroom
• Beheer van de mailboxen
• Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Vraagbaak voor management en medewerkers
• Bestellen van geschenken zoals een bloemetje voor een belangrijke gebeurtenis voor een medewerker

Managementondersteuner bij RVO.

Functie-eisen

Je houdt ervan om twee stappen vooruit te denken en alvast te regelen. Dat maakt je sterk in het plannen en organiseren en ben je in control. Plannen en organiseren doe je bijvoorbeeld wanneer afspraken in de agenda's van managers moeten worden vastgelegd. Voortgangscontrole behoud je door bijvoorbeeld te bewaken of alle genodigden bij de vergadering aanwezig zijn en of alle randzaken eromheen geregeld zijn, zoals een lunch. Proactief handelen hierin wordt gewaardeerd. Je kunt daarnaast samenwerken, want je maakt afspraken met collega's over werkverdeling en vervanging en je helpt elkaar waar nodig. Ten slotte kun je op formele wijze schriftelijk en mondeling communiceren, wanneer dit passend en wenselijk is, zoals in het contact met externe klanten.

Wat je verder nog in huis hebt:

• Je hebt mbo 4 werk- en denkniveau of minimaal 2 jaar werkervaring waarin je de competentie plannen en organiseren veelvuldig hebt ingezet.
• Je kunt goed overweg met digitale systemen, zoals Office en MS Teams.
• Je kunt in de Nederlandse en Engelse taal schriftelijk en mondeling communiceren.