Management ondersteuner

Functieomschrijving

Als Managementondersteuner beheer je samen je collega's de agenda's van een of meerdere directeuren/afdelingshoofden, je beantwoordt de telefoon, handelt mails en post af, vangt bezoekers op en organiseert overleggen en verzamelt de vergaderstukken. Daarnaast bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken. Je ondersteunt ook op facilitair gebied zoals zaalreserveringen, cateringaanvragen en het aanmelden van bezoekers. Ook het coördineren van de complexe informatiestromen behoort tot jouw taak.

Taken:

• secretarieel (agenda-) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• coördinatie van complexe informatiestromen;
• informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing;
• administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• ontvangst en te woord staan bezoekers;

Functie-eisen

Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau en je bent in het bezit van een diploma voor secretaresse (Schoevers of vergelijkbare opleiding). Je hebt aantoonbare affiniteit, kennis en ervaring op het gebied van management ondersteuning/secretariële werkzaamheden in een vergelijkbare (overheids)organisatie als de NCTV. Binnen de NCTV kun je inhoudelijke ondersteuning bieden en adviezen geven o.a. Waar het gaat om knel- en aandachtspunten in (NCTV-interne) processen binnen je eigen aandachtsgebied. Je bent integer, positief ingesteld en hulpvaardig en je doet er in jouw rol alles aan om de bedrijfsvoering van de NCTV goed te laten verlopen.

Je bent een teamplayer, die klaarstaat voor de naaste collega's. Voor deze functie is een veiligheidsonderzoek vereist. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Je kunt 2 referenten aanleveren.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Voor deze functie is een veiligheidsonderzoek vereist en ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.