Standplaats: Lisse
Duur: z.s.m., in ieder geval tot eind 2025
Optie tot verlenging: nog niet bekend
Reageren voor: 09-11-2024
Deze persoon ondersteunt en ontzorgt de teammanagers van burgerzaken Back Office en Front Office. Burgerzaken zit op 3 locaties van HLTsamen, de medewerker zal dus ook geen vaste standplaats hebben, maar rouleren tussen de locaties Lisse, Hillegom en Sassenheim.
Wat wij vragen vanuit de rol van managementondersteuner is:
Administratie vaardigheden
· Agendabeheer en planning
· Vergaderingen organiseren, voorbereiden en notuleren
· Documentbeheer en archivering
· E-mailbeheer
· Opstellen van verslagen, rapportages en presentaties
· Taken prioriteren en deadlines bewaken
· Basiskennis van projectmethoden
· Coördineren van start bij werkzaamheden rondom het opvangen, inplannen van nieuwe medewerkers
Taal- en communicatieve vaardigheden
· Correct en professioneel schriftelijk en mondeling communiceren
· Redigeren en opstellen van correspondentie
· Begrip van zakelijke etiquette en omgangsvormen
IT- en softwarekennis
· MS-Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Planner, Outlook etc.)
· Digitaal vaardig
· Digitaal vergaderen en vergaderingen hosten (Teams)
Data- en informatieverwerking
· Analyseren van rapporten van gegevens en vraagstukken die worden neergelegd om in de planning verder op te kunnen pakken
Privacy
· Privacy bewust: kennis van persoons- en gegevensbeveiliging
· Vertrouwelijk omgaan met de zeer privacygevoelige informatie waarmee gewerkt wordt
Kennis van bedrijfsprocessen en organisatie
· Organisatorische structuren begrijpen
· Bedrijfsspecifieke software en processen beheersen, snel eigen kunnen maken
· Inzicht in beleidsprocedures en operationele richtlijnen
Roosterplanning
· Overzicht houden en ervaring met roosterplanning
· Analytisch: vermogen om beschikbaarheid, inzicht in onderscheiden competenties van medewerkers, werkdruk, behoeften te analyseren om efficiënte planningen te maken
Pré maar geen eis: roosters worden gemaakt in roosterprogramma Booq
Daarnaast ondersteunt deze persoon bij de overleggen van burgerzaken.
Functie-eisen naar alle suppliers
De ondersteuner moet proactief zijn en iemand die in de keten overziet wat er nodig is. Zelfstandig kan werken, communicatief en taalvaardig is en initiatieven neemt, ook echt meedenkt.
Wat vragen wij:
Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur bij een gemeente